Vous devez sans doute recevoir des dizaines d’emails par jour voire plus, accompagnés d’une pièce-jointe (documents, photos ou autre). Sans compter le grand nombre de mails non lus et de spams. Cela peut très vite causer un débordement et une accumulation de ces derniers dans votre boîte mail. Pas de panique ! Découvrez dans notre article, comment bien organiser sa boîte mail. Plusieurs astuces et conseils pour vous.
Je vous laisse découvrir…
1. Qu'est ce qu'un email ?
De nos jours, le courrier électronique aussi appelé email, est le moyen le plus utilisé sur internet afin de communiquer au sein d’une entreprise ou bien à des fins personnelles entre amis, par exemple.
L’email est plus exactement un courrier électronique envoyé via internet. Cela permet d’émettre et de réceptionner des messages d’un destinataire à un autre. Il vous suffit juste d’avoir ou de créer une adresse mail sur les différentes plateformes que nous verrons dans la suite de l’article.
Exemple d’une adresse mail personnelle : monadressemail@gmail.com
Exemple d’une adresse mail professionnelle : contact@nomdemonentreprise.com
Les adresses mail professionnelles sont d’une très grande utilité pour votre entreprise. Cela vous permettra de démontrer votre sérieux et d’installer une certaine confiance dans vos relations de travail. A noter que les données et les informations partagées dans ce canal de communication seront protégées.
Les adresses mail personnelles sont elles aussi sécurisées bien évidemment. Leur création est bien plus facile avec peu d’exigence. Elle est plus utilisée dans le cadre d’un échange entre ami(e)s ou famille.
Nous verrons un peu plus bas, comment créer les deux types d’emails. 
2. L'utilité d'avoir une adresse électronique ?
En plus d’être un moyen de communication et d’échange avec votre interlocuteur, elle vous permettra de :
- Vous inscrire à des forums, des webinaires, etc.
- Communiquer avec différents organismes dans le cadre de votre travail ou autre.
- Disposer d’un espace de stockage de données.
- Envoyer des campagnes de marketing à vos clients dans le cas de la promotion d’un produit, par exemple.
- Créer des comptes sur les réseaux sociaux.
- Vous inscrire à des newsletters, et à différentes plateformes tel que Netflix, Amazon Prime et bien plus.
- Faire du shopping en ligne.
- Réserver pour vos déplacements (billet d’avion, hôtel, activités, etc.)
- Jouer à des jeux en ligne avec vos ami(e)s.
3. Comment créer une adresse mail ?
Afin de communiquer par mail, vous devez bien sûr avoir créé au préalable une adresse électronique, qu’elle soit professionnelle ou personnelle, à vous de voir. Pour ce faire, vous devez vous rendre sur votre navigateur, puis choisir entre plusieurs plateformes déjà existantes. Voici les plus connues et qui sont gratuites :
- Gmail par Google : il vous suffira de vous rendre sur le site, puis de renseigner le formulaire avec vos informations personnelles. Puis, choisissez votre nom d’utilisateur qui d’ailleurs apparaîtra sur votre adresse mail. Après avoir suivi toutes les étapes, il vous suffira de valider le tout et voilà !
- Hotmail/Outlook par Microsoft : même principe, rendez-vous sur le site, puis renseignez les informations demandées. Choisissez entre hotmail.com, outlook.com ou bien outlook.fr. A la fin, validez. Votre adresse mail est créée.
- Yahoo par Yahoo : en vous rendant sur le site, insérez votre nom, prénom et le reste des informations demandées. Acceptez les conditions générales et la politique de vie privée. Enfin, suivez les instructions jusqu’à la validation finale.
- Adresse mail professionnelle : pour cela, il vous faudra acheter le nom de domaine de votre site web. Par la suite, vous pourrez créer votre adresse électronique qui sera reliée à votre site/entreprise.
4. Comment bien organiser sa boîte mail ?
Vous en avez marre de ne pas retrouver un email et de perdre énormément de temps à le rechercher ? Avoir des centaines de courriels en attente de lecture et des dizaines de spams qui prennent de l’espace dans votre boîte mail pour rien ? On est d’accord alors ! Une boîte mail bien organisée avec des courriels bien classés est plus que nécessaire pour la réussite de votre gestion de travail au quotidien et votre gestion du temps.
Quelques conseils
Le premier conseil à vous donner est de vous organiser et de prendre le temps de traiter les emails urgents dès leur réception. Cela vous évitera d’être perdu au milieu des emails reçus au fil des jours. Lisez-les, répondez aux courriers importants, archivez ou supprimez ce qui ne le sont pas. A vous de voir ! Veillez juste à bien organiser votre temps.
Gérez vos emails par ordre de priorité et non pas par ordre de réception.
Le second conseil à vous donner est d’identifier aussi les emails indésirables reçus de la part de personnes que vous ne connaissez pas. Mais aussi le genre d’emails frauduleux. Supprimez-les ainsi que les spams ! Un bon nettoyage avant de commencer à faire le tri est tout aussi important.
Enfin, triez les emails que vous recevez chaque jour, cela vous permettra d’économiser votre temps et de vous y retrouver lorsque vous êtes à la recherche d’un mail en particulier.
Des exemples de tris que vous pourrez réaliser :
- Par catégorie : client, collègue, directeur, réseaux sociaux, promotion, etc. Vous pourrez vous aussi créer d’autres types de filtres selon vos besoins.
- Par dossier : comptabilité, marketing, banque, etc.
- Par taille : si l’email reçu contient des pièces jointes, cela peut alourdir et prendre de la place dans votre espace de stockage.
- Selon leur importance : et l’urgence de ce dernier.
- Par date : a titre d’exemple, aujourd’hui, la semaine dernière, ce mois-ci, etc.
- Par statut : mail non lu, en attente de réponse, etc.
Vous pourrez automatiser le tri de vos emails directement depuis votre boîte électronique. A vous de faire le choix du type de tri qui vous convient. Une fois cela fait, à chaque réception d’un courriel, il se classera automatiquement dans le libellé dédié à ce dernier. Et comme ça votre boîte de réception sera plus organisée et surtout moins remplie !
Une fois le tri et la suppression des courriels indésirables fait, n’oubliez pas aussi de vider votre corbeille afin de récupérer le maximum d’espace sur cette dernière.
Une question sur une formation ou sur le financement ? Contactez-nous !
En résumé : organiser sa boîte mail
Maintenant que vous avez toutes les astuces qui vous permettront d’avoir une boîte mail bien organisée et propre, à vous d’organiser la vôtre !
