Comment utiliser l’offboarding ?

Utiliser l'offboarding pour le départ d'un salarié

Vous vous demandez comment bien gérer le départ d’un collaborateur ? Cette étape clé de l’expérience collaborateur est tout aussi importante que l’onboarding et l’évolution du salarié au sein d’une entreprise. Stratégiquement piloté, un processus d’offboarding RH peut en effet vous permettre d’éviter les frictions, de faciliter la transmission des compétences, d’améliorer votre marque employeur et de fidéliser vos talents. Découvrez tout de suite les différentes actions à mener et comment utiliser l’offboarding de manière efficace.

Quelques mots sur l'offboarding et son importance

Il arrive qu’une entreprise doive procéder à une restructuration d’effectifs et gérer plusieurs départs, qu’un salarié décide de lui-même d’explorer d’autres horizons ou qu’il parte tout simplement à la retraite. L’offboarding correspond alors l’ensemble des processus et actions mis en place pour gérer et faciliter le départ du/des salariés. Plus qu’une police d’assurance pour le respect des formalités administratives, ce dernier représente un enjeu de taille pour l’image de l’entreprise et tout ce qui en découle :

  • amélioration de la marque employeur ;
  • fidélisation des effectifs (et même de ceux qui partent) ;
  • optimisation de l’engagement et de la productivité ;
  • meilleure transmission des savoir-faire.
 
Prendre soin de ses collaborateurs jusqu’à leur départ (et au-delà du traditionnel pot de départ) est donc essentiel. Et ce, même s’il apparaît encore pour certains managers et dirigeants comme une perte de temps pour un salarié qui ne reviendra probablement jamais.

Comment utiliser l'offboarding ?

Bien s’occuper d’un salarié sur le départ est essentiel. L’offboarding peut s’articuler autour de différentes actions menées par le département des ressources humaines et le manager. Parmi ces dernières, on retrouve la transmission d’une exit interview, une démarche d’information collective, la passation ou encore la clôture de l’administratif.

 

Obtenir un feedback utile pendant l'offboarding

Obtenir le feedback d’un futur ex-salarié fait partie des bonnes pratiques à adopter dans un processus d’offboarding. Plusieurs solutions s’offrent à vous pour capitaliser sur le départ du collaborateur concerné. Vous pouvez par exemple créer une trame d’exit interview ou trame d’entretien spécial offboarding. Elle est remise au salarié et vous permet d’obtenir des informations précieuses sur l’expérience collaborateur pendant toute la durée de son contrat.

Pour un échange plus direct, vous pouvez également opter pour un entretien en face à face entre l’employé et son responsable. Cette approche est intéressante lorsque vous souhaitez creuser sur les raisons de son départ. Comprendre les vraies motivations du salarié vous permet effectivement de revoir éventuellement la stratégie de votre entreprise et de redessiner le parcours collaborateur.

 

Communiquer sur le départ du salarié

C’est très désagréable pour les effectifs d’apprendre au détour d’une discussion à la pause café qu’un de leurs collaborateurs va quitter l’entreprise. Prenez donc les devants pour éviter les bruits de couloir, la frustration des équipes mal informées et la perte de confiance que cela peut engendrer. Profitez d’une réunion hebdomadaire pour mettre l’annonce à l’ordre du jour. Envoyez une note interne sur l’intranet de l’organisation. Ou convoquez tout simplement les employés au moment le plus opportun pour leur annoncer de vive voix.

Désamorcer cette situation de manière naturelle permettra également au salarié de vivre ses derniers jours au sein de votre entreprise sereinement. Profitez-en pour leur faire part des démarches déjà engagées pour remplacer la personne qui s’en va et impacter le moins possible leur travail.

 

Assurer la transmission du savoir

La passation est une étape importante du départ d’un collaborateur. Elle aide l’entreprise à capitaliser sur le savoir du salarié ainsi que sur les différentes procédures mises en place pour réaliser ses missions. Vous avez donc tout intérêt à ce que cette démarche se fasse sans accroc. Ce qui implique d’entretenir une relation saine avec cet employé afin qu’il s’attelle à cette tâche avec entrain.

Concrètement, ce passage de témoin peut prendre plusieurs formes. Vous avez la possibilité de demander à votre collaborateur de rédiger un guide de mise en route regroupant toutes les informations à connaître pour le poste (processus opérationnels). Dans le cas où vous avez déjà trouvé un remplaçant, vous pouvez également prévoir une période de formation adressée par l’ancien collaborateur à la nouvelle recrue. Le guide viendra en support quoiqu’il arrive.

 

Récupérer le matériel

Téléphone professionnel, voiture de fonction, ordinateur, badge… tout le matériel prêté au salarié pendant son contrat doit être remis à l’entreprise en vue de son départ. Vous aurez normalement établi une liste de prêts à l’embauche de ce collaborateur dont vous pouvez vous servir pour vérifier que vous n’oubliez rien. Pensez également à retirer les accès de l’ancien salarié à tous ses comptes professionnels. Vous évitez ainsi une mauvaise surprise comme un piratage, une fuite d’informations ou du chantage (tout peut arriver).

 

Préparer les documents administratifs de départ

Solde tout compte, certificat de travail, attestation Pôle Emploi sont trois documents que vous devez obligatoirement remettre à votre salarié lors de son départ, quelle qu’en soit la cause (départ retraite, licenciement, démission, fin de CDD, rupture conventionnelle). Si vous proposez un dispositif d’intéressement, vous devez y ajouter un récapitulatif de l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées. Faites en sorte de vous occuper de ces formalités dans les temps afin de lui transmettre ces papiers dès le lendemain de la fin de son contrat de travail. Bon à savoir : faire l’acquisition d’un logiciel RH regroupant la gestion des différentes étapes de l’onboarding à offboarding du salarié permet d’automatiser les procédures et donc de gagner du temps sur les process.

Laisser la possibilité au collaborateur de dire au revoir à ses collègues

Le pot de départ ne fait pas tout. Mais de nombreux salariés tiennent à cet événement qui leur permet de dire officiellement au revoir à leurs collègues. En fonction des conditions dans lesquelles s’est déroulée la rupture de contrat, cet apéro/petit-déjeuner/déjeuner peut être organisé à l’initiative de l’entreprise.

Le petit coup de pouce

Le licenciement au travail

Vous avez également la possibilité de réunir les effectifs pour un au revoir simple et formel. Dans un cas comme dans l’autre, c’est une tradition souvent appréciée au cours de laquelle vous pouvez rappeler de quelle manière l’employé a participé au développement de l’entreprise et le remercier pour ses mois/années de service.

Rester en contact avec l'ancien employé

C’est stratégiquement intéressant de conserver des liens cordiaux avec un ancien collaborateur lorsque celui-ci vous quitte. Pourquoi ? Parce que ce même employé peut devenir un ambassadeur et vous faire profiter de son réseau. Il est possible également qu’il soit amené à retravailler dans votre entreprise un jour ou l’autre. On parle d’ailleurs du phénomène du salarié boomerang. Les avantages d’un tel revirement de situation sont multiples pour vous, car un recrutement boomerang réduit les coûts d’une nouvelle embauche. 

Comment garder le contact ? Vous pouvez dans un premier temps vous connecter sur Linkedin (si ce n’est pas déjà fait). Certaines entreprises organisent également des événements spécialement dédiés aux alumni (un peu comme le bal de promo des anciens d’une école par exemple).

Créer une feuille de route pour bien gérer le départ du salarié

Un process d’offboarding bien rodé permet d’uniformiser les différentes actions pour tous les salariés et d’être plus efficace sur cette mission de taille. Pour cela, vous pouvez élaborer une feuille de route qui retrace les échéances à définir et à respecter ainsi que le détail des actions à mener, des éléments à récupérer ou à transmettre cités dans les points précédents.

Dans ce cas précis, un logiciel de SIRH peut vous être d’une grande utilité. Il vous aidera en effet à automatiser certaines tâches, mais vous permettra également de recevoir des notifications de rappel pour respecter les deadlines. Mais si votre entreprise n’a pas encore investi dans un tel outil, votre agenda électronique fera l’affaire.

La communication : un élément essentiel de l'offboarding

Que ce soit avec les collaborateurs impliqués dans le processus d’offboarding (managers, collègues, chefs d’équipes, nouvelle recrue, etc.) ou avec le sortant, il est absolument essentiel de maintenir un niveau de communication optimal.

Nous l’avons abordé plus haut, mais faites en sorte d’informer à temps les effectifs et plus particulièrement l’équipe au sein de laquelle évoluait l’employé. Faites taire les doutes et les inquiétudes en vous montrant transparent sur la situation. Évitez d’agir comme si l’employé vous avait déjà quitté. Il y a généralement plusieurs semaines de préavis et il n’y a rien de pire pour un salarié que de se sentir mis au placard le temps que cette période se termine. Maintenez le même niveau de relation, restez disponible en cas d’interrogation et gardez-le dans la boucle des projets en cours.

Continuer de respecter et de communiquer avec votre collaborateur jusqu’à son départ vous permettra en outre d’assurer le bon déroulement de la passation pour une meilleure intégration de la future recrue.

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En résumé...

Lorsque vous souhaitez utiliser l’offboarding, il y a quelques règles à respecter pour profiter au maximum des avantages dont vous pouvez bénéficier :

  • élaborez une feuille de route que vous pourrez suivre pour chaque départ de salarié ;
  • notifiez les échéances pour vous assurer de respecter le bon timing à chaque étape de l’offboarding ;
  • informez les collaborateurs du départ de leur collègue ;
  • communiquez sur la nouvelle organisation qui va en découler (partage des missions, nouvelle recrue) ;
  • occupez-vous de l’administratif et du matériel ;
  • entretenez-vous avec le salarié et faites le point sur son expérience collaborateur et
  • son environnement de travail ;
  • gardez à l’esprit qu’il ou elle fait encore partie des collaborateurs l’entreprise
  • prenez le temps de dire au revoir ;
  • gardez contact.

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