Logiciel emblématique de la suite bureautique Microsoft Office, Excel apparaît aujourd’hui comme indispensable dans une entreprise au même titre que Word. Que l’on soit un professionnel ou un particulier, utiliser Excel améliore la productivité tout en augmentant les performances. On vous explique dans cet article tous les avantages d’Excel dans votre quotidien.
Suivez le guide !
1. Qu'est-ce que Microsoft Excel ?
Microsoft Excel est un logiciel tableur du pack Microsoft Office disponible sur Mac, Windows, Android ou Linux. Ces feuilles de calculs sont d’ailleurs aujourd’hui les plus exploitées dans le monde de l’entreprise. En effet, peu importe votre secteur d’activité, il vous accompagne parfaitement dans votre gestion quotidienne. Cette dernière implique bien souvent d’utiliser plusieurs outils pour vos tâches financières ou de ressources humaines. Au lieu de posséder différents logiciels, vous centralisez vos informations dans un seul et même endroit. Vous allez ainsi créer, modifier et partager des fichiers facilement avec vos collaborateurs ou vos prestataires.
Excel se présente sous la forme d’un tableau avec diverses grilles composées de lignes et de colonnes. Réalisez des tableaux, des formules spécifiques ou des graphiques avec des nombres, des dates ou des chaînes de caractères comme vous le souhaitez.
2. Pourquoi utiliser Excel pour une entreprise ?
En tant qu’entreprise, plusieurs logiciels s’offrent à vous pour la gestion quotidienne. Alors, pourquoi choisir Excel en particulier ? Voyons ça ensemble !
Améliorer sa productivité avec le tableau Excel
Tout d’abord, utiliser Excel vous aide à gagner en productivité tous les jours dans votre entreprise. Eh oui, grâce à ces feuilles de calcul, vous n’avez plus besoin de réaliser manuellement des calculs simples ou complexes. En effet, vous personnalisez comme vous le désirez votre tableur avec des formules adaptées à vos exigences. Tout se calcule automatiquement et de manière précise. L’automatisation des tâches tout comme les liaisons entre données d’autres fichiers vous facilitent la saisie et le traitement.
Les prévisions, les analyses financières et les tableaux de bord peuvent aussi être développés sur ce logiciel. Vous les envoyez simplement par la suite à vos partenaires sous forme de tableurs et de graphiques. Vous améliorez en plus votre communication, car bien souvent ils utilisent également cet outil incontournable.
De plus, certaines fonctions comme la sélection d’une plage jusqu’à la dernière cellule (CTRL + MAJ) vous font économiser du temps.
Obtenir des résultats précis grâce au programme Excel
Utiliser le logiciel Excel au quotidien vous permet en plus de réaliser des calculs précis avec une marge d’erreur très faible. On le sait, manier les chiffres toute la journée peut vite embrouiller le cerveau et ainsi provoquer une petite faute sans le vouloir. Grâce à ce classeur performant, créez facilement des tableaux croisés dynamiques ou des mises en forme conditionnelle. Bien entendu, former vos salariés à l’utilisation d’Excel reste primordial pour éviter un mauvais enregistrement de données.
Flexibilité du logiciel Excel
Excel est un outil connu pour la très grande flexibilité de ces feuilles de calcul. En effet, vous l’adaptez comme vous le désirez aux différents besoins de votre entreprise. Commencez tout simplement avec une page blanche que vous modelez par la suite à votre guise. Créez l’univers qui vous ressemble avec la réalisation de votre suivi de stock, de votre analyse financière ou le suivi de votre budget. De plus, les calculs ne sont pas figés dans le marbre.
Changez-les quand bon vous semble pour coller au plus près de la réalité de votre entreprise. Avec ce logiciel, modifiez le contenu et la forme des informations sur les feuilles de calcul. Il permet également de fusionner des données ou de les déplacer facilement dans le tableur. Excel bénéficie aussi de mise à jour régulière pour vous proposer des fonctionnalités toujours plus performantes.
Economie sur les logiciels
Utiliser Excel vous fait réaliser des économies dans votre entreprise. En effet, ce logiciel tout-en-un vous évite d’acquérir d’autres outils en complément pour votre gestion. De plus, son utilisation ne nécessite pas d’investir dans des modules supplémentaires pour son usage. Lorsque vous achetez le pack Office avec Microsoft Word, PowerPoint et Excel vous obtenez une seule licence exploitable indéfiniment. D’autre part, grâce à sa rapidité d’exécution, vous gagnez en productivité et donc en chiffre d’affaires sur le long terme.
Les innombrables fonctions des tableaux Excel
La puissance d’Excel réside principalement dans ces innombrables fonctions. Certaines s’avèrent basiques, mais pas forcément connues de tous.
Les fonctions :
- SOMME : connaître la somme de plusieurs données. Exemple : SOMME (20 ; 45) = 65.
- Nombre NB pour compter le nombre d’entrées.
- SI pour mettre en place une condition et afficher un résultat si elle est remplie ou non.
- MOYENNE pour obtenir la moyenne de valeur sur une plage de données numériques.
- MIN et MAX pour récupérer le nombre le plus petit et le plus grand dans un tableau Excel. Cette fonction s’adapte parfaitement à la gestion des stocks.
- La date et les heures pour isoler rapidement des informations avec des données de date ou d’heure. (Fonction ANNÉE, MOIS, JOUR)
Formation Excel
Des raccourcis incontournables pour gagner du temps, à l’automatisation de vos tableaux de bord, on voit tout ce qu’ il y a à voir sur Excel. On en profite pour améliorer/créer vos fichier d’entreprises !
3. Pourquoi utiliser le tableur Excel pour un particulier ?
Comme nous venons de le voir précédemment, Excel s’adapte donc parfaitement à un usage en entreprise. Cependant, en tant que particulier, ce logiciel possède aussi de multiples avantages.
Maîtriser son budget personnel
Dans un premier temps, assurez un suivi de votre budget mensuel ou annuel de votre ménage à l’aide d’Excel. Créez des tableaux très simples pour suivre vos charges courantes telles que votre hébergement, votre alimentation ou vos frais personnels. Grâce à des fonctions phares comme SOMME ou MOYENNE, calculez vos dépenses et vos rentrées d’argent. D’ailleurs, vous trouverez même des modèles déjà prêts sur Internet afin de gagner du temps.
Obtenir des résultats précis grâce au programme Excel
Pas besoin d’être une très grosse société pour se servir d’Excel au quotidien. Gérez votre comptabilité, vos stocks, le suivi de vos clients ou l’édition de facture avec cet outil. Il vous propose une multitude de solutions sans avoir à investir dans plusieurs logiciels.
4. Comment se former à Excel ?
Utiliser Excel c’est bien, encore faut-il bien le maîtriser. Plusieurs options s’offrent donc à vous pour créer des graphiques croisés dynamiques ou comprendre des fonctionnalités avancées.
Apprendre à utiliser Excel par ses propres moyens.
Tout d’abord, de nombreuses chaînes YouTube existent avec des tutoriels pour débutants ou pour des niveaux avancés. De plus, vous trouverez des livres comme Excel pour les nuls avec une nouvelle version chaque année pour vous perfectionner. D’ailleurs, pour les demandeurs d’emploi, savoir utiliser Excel augmentera votre employabilité sur le marché du travail. Néanmoins, se former par ses propres moyens requiert du temps, ce que vous ne possédez pas forcément.
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Pour gagner du temps et vous faire accompagner par un formateur agréé, tournez-vous vers une formation professionnelle. Aves Formation vous propose un programme de formation sur la bureautique et notamment Excel.
Notre formation repose sur deux piliers :
- L’autonomie grâce à une plateforme d’entraînement ;
- L’accompagnement personnalisé avec un professeur.
- Les bases d’Excel ;
- La gestion des tableaux ;
- Les fonctions courantes et avancées ;
- Les tableaux croisés dynamiques ;
- La mise en forme et les graphiques.
Une question sur une formation ou sur le financement ? Contactez-nous !
En résumé : utiliser Excel
Microsoft Excel est donc un logiciel aux multiples avantages que vous soyez salarié, étudiant et en recherche d’emploi. L’utiliser au quotidien vous permet par conséquent de gagner du temps, de la précision et de la flexibilité dans votre entreprise.
