Créer un diagramme de Gantt vous sert à gérer et planifier le projet pour toute votre équipe. Il représente graphiquement l’ensemble des tâches et de suivre leur progression. Inventé au XIXe siècle, il apparaît aujourd’hui comme un élément clé de la réussite de votre projet. Dans les faits, comment adapter ce puissant outil à votre entreprise ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Suivez le guide !
A quoi sert un diagramme de Gantt ?
Créer un diagramme de Gantt permet de visualiser la totalité des tâches à exécuter dans un délai imparti. On l’utilise le plus souvent lors de projets plus ou moins complexes. En effet, vous et votre équipe observez en temps réel la progression des tâches et leur avancement. De plus, il facilite la planification et l’organisation d’un projet dans n’importe quelle entreprise. Effectivement, peu importe votre secteur, ce processus s’adapte à votre manière de travailler.
Quels sont les avantages d'un diagramme de Gantt ?
Créer un diagramme de Gantt pour planifier votre projet procure plusieurs avantages :
- Visualiser les différentes tâches ;
- Gagner en productivité ;
- Connaître la durée de chaque tâche ;
- L’affectation des ressources ;
- Le travail collaboratif avec toute votre équipe ;
- Donner une temporalité à votre projet ;
- Utiliser la méthode du chemin critique (identifier les tâches indispensables pour finir votre projet).
Les différentes étapes pour créer un diagramme de Gantt
1. Définir clairement son projet avec son équipe
Avant de vous lancer à corps perdu dans l’élaboration de votre diagramme de Gantt, prenez le temps de vous poser. Réunissez votre équipe pour un brainstorming intense, mais obligatoire. Vous allez ainsi définir les lignes importantes pour déterminer les contours de votre projet.
Réfléchissez ensemble durant cette phase d’avant-projet à :
- Vos objectifs ;
- L’échéancier du projet avec la date de début et de fin ;
- Les moyens utilisés (financiers, humains, matériels) ;
- Le budget mobilisé pour ce projet ;
- Les différentes tâches ;
- Les risques possibles et les limites.
Cette phase importante intervient avant le lancement du projet afin de le structurer et de partir sur de bonnes bases.
2. Etablir la liste des tâches à accomplir
Pour que votre projet aille jusqu’au bout sans anicroche, aucune tâche ne doit être laissée de côté. Définissez donc dans un premier temps les grandes tâches de votre projet. Ensuite, divisez-les en sous tâches de manière précise. N’en oubliez aucune, même celles qui vous paraissent « logiques ». Vous pourrez ainsi mieux les répartir au sein de votre équipe par la suite.
De plus, lorsque vous découpez une tâche, celle-ci vous semble tout de suite beaucoup moins imposante. Ce n’est plus une immense montagne qui s’érige devant vous, mais une succession de petites collines plus faciles à gravir. La création de cette liste aidera également votre équipe à se repérer dans le planning. Identifiez aussi les tâches critiques, celles qui permettront au groupe de respecter le délai imparti.
Dans votre diagramme, cette liste représente l’axe des ordonnées.
3. Estimez la durée des tâches lors de la planification
Maintenant que vous avez établi la liste de vos tâches, attribuez-leur une durée. Sélectionnez la mesure qui vous paraît la plus pertinente et gardez-là jusqu’à la fin du projet. L’équipe comprend directement s’il faut s’exprimer en heure, en jour, en semaine ou en mois. Néanmoins, cette étape reste assez compliquée à réaliser.
En effet, comment estimer précisément la durée d’une tâche ? Tout d’abord, tenez compte de sa difficulté, des ressources qui lui sont allouées et des étapes de validation. Appuyez-vous également sur la loi de Murphy. Une tâche prend toujours plus de temps à cause d’imprévus. N’hésitez pas à rajouter 20 % de durée en plus pour parer aux contretemps. Si vous finissez votre tâche avant, vous gagnez du temps sur la suite. En revanche, si elle prend plus de temps, cette marge de manoeuvre vous aidera à ne pas empiéter sur le délai global.
4. Mettre en place les interdépendances
Chacune des tâches de votre projet est connectée et s’effectue dans un ordre précis. Par exemple, vous installez un logiciel avant de pouvoir l’exploiter sur votre ordinateur. Ici, c’est le même principe, certaines missions nécessitent d’être réalisées après le succès d’une autre.
Pour créer un diagramme de Gantt, on utilise quatre dépendances :
- Début à début : une tâche commence que si la précédente a débuté
- Début à fin : une tâche ne se termine que si la précédente a démarré
- Fin à début : une tâche commence uniquement si la précédente est terminée (la plus standard)
- Fin à fin : deux tâches se terminent en même temps.
Établissez donc des liens de manières précises entre vos tâches pour créer un enchaînement fluide et concret pour votre équipe. Le projet se déroule alors sans zones de friction ou de retardement.
5. La gestion des ressources
Affectez ensuite chaque tâche à une personne de l’équipe. Lors de cette phase, faites en sorte d’équilibrer les plannings de chacun pour répartir la charge de travail. En effet, certaines tâches prennent plus de temps que d’autres et nécessitent beaucoup plus de ressources. Grâce à ce procédé, chacun connaît son rôle et celui de ses collègues. N’oubliez pas de prendre en compte les vacances de chacun lorsque vous affectez chaque membre.
En matière de ressource, vous pouvez aussi estimer les matériaux, logiciels ou équipements indispensables à la réalisation de chaque tâche.
6. Fixer les jalons
Dans la construction de votre diagramme de Gantt, les drapeaux ou les losanges représentent les jalons. Ces derniers marquent la fin d’une phase cruciale. Le chef de projet anticipe dès le début et les places sur des dates fixes importantes pour le projet. C’est l’occasion pour les différentes parties prenantes de réaliser un point sur l’avancée de la mission et les diverses échéances. Le jalon ne possède pas de durée fixe contrairement aux tâches préalablement mises en place. Cette représentation graphique permet également aux équipes de visualiser la timeline et de maintenir le fil rouge.
7. Elaborer le planning des tâches
Une fois que toutes les étapes précédentes sont accomplies rigoureusement, vous rentrez dans le planning détaillé du projet.
Définissez les dates de début et de fin du projet ainsi que les jours où votre équipe travaille dessus. Rajoutez également les éléments du calendrier tels que les vacances scolaires, les jours fériés ou les dates importantes de l’entreprise. Une fois toutes ces durées mises en place, le chef de projet étale les différentes tâches dans un ordre chronologique au sein de diagramme de Gantt. Il leur attribue en même temps une date de début et une date de fin comme vue précédemment. Au fur et à mesure, votre projet prendra vie avec une hypothétique date de fin. N’oubliez pas, la loi de Murphy avec les 20 % de marge de manoeuvre.
Le temps de projet apparaît en abscisse du graphique.
8. Choisir l'outil de planification le plus adapté pour créer un diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt existe depuis plus de 100 ans dans la vie des entreprises. Heureusement, il a su s’ajuster aux évolutions du marché et de l’environnement des différents projets. Auparavant, les chefs de projet dessinaient leur diagramme pendant plusieurs heures sur papier. Cette méthode aujourd’hui archaïque a laissé place à de nombreux logiciels gratuits ou payants. Vous gagnez un temps considérable lors de l’ élaboration de votre diagramme.
Parmi ces logiciels, vous retrouvez :
- Microsoft Excel : logiciel utilisé par toute l’entreprise, il vous permet de créer un diagramme de Gantt facilement. Néanmoins, il manque de précision et de flexibilité.
- Logiciel spécialisé pour créer un diagramme de Gantt comme Elegantt (extension de Trello) ou Gantter pour Google Drive.
- Logiciel de gestion de projets collaboratifs comme Planzone, Beesbusy, Sciforma (bien adapté pour la méthode agile) et Microsoft Project.
Un diagramme de Gantt interactif et collaboratif renforce votre productivité et vous permet de mener plusieurs projets en même temps.
9. Surveiller la progression du projet
C’est bon, vous avez créé votre diagramme de Gantt, mais le travail ne s’arrête pas là. Maintenant, en tant que chef de projet, vous allez suivre l’évolution de chaque tâche ainsi que son état d’avancement dans le temps. Le diagramme de Gantt n’est pas figé, il va vivre lui aussi au rythme de chacun. Les logiciels collaboratifs et agiles ont cet avantage de s’adapter facilement aux différents imprévus.
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En résumé...
Créer un diagramme de Gantt s’avère donc indispensable pour mener à bien un projet dans une entreprise. Bien plus qu’un simple outil collaboratif, il est le point de repère de votre équipe.
A vous de jouer ! 😉
