Comment se déroule un entretien annuel ?

Le déroulement d'un entretien annuel

Dans peu de temps, vous mènerez votre premier entretien annuel d’évaluation. Vous vous demandez quelles sont les étapes à suivre pour le réussir ? Rendez-vous formel entre un employé et son supérieur hiérarchique, l’entretien annuel permet d’évaluer les aptitudes professionnelles du salarié, de dresser un bilan de l’année passée et de fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir. Comment se déroule un entretien annuel ? Quels sont les points importants à aborder avec votre collaborateur ? Suivez le guide ! Mais avant revenons brièvement sur la définition d’un EAE.

Je vous laisse découvrir…

Qu'est-ce qu'un entretien annuel d'évaluation ?

L’entretien annuel est un moment d’échange entre salarié et manager qui, par définition, a lieu une fois par an. Facultatif, il devient obligatoire lorsqu’il est inscrit dans la convention collective. Un salarié ne peut donc pas refuser de s’y soumettre (dès lors qu’il en a été informé au préalable) sous peine de sanction, voire de licenciement pour faute grave. Son objectif ? Évaluer les performances, les compétences et les savoir-être du salarié. Mais aussi déterminer des axes d’amélioration et mettre en place de nouveaux objectifs pour l’année à venir.

Ce rendez-vous privilégié est parfois redouté par les collaborateurs, car leurs résultats sont passés au crible et il arrive qu’ils tombent en désaccord avec leur manager. Il est aussi challengeant parce qu’il donne l’occasion de revoir la rémunération du salarié. Quoi qu’il en soit, l’entretien annuel d’évaluation permet de gagner en clarté et en motivation. Une sorte d’impulsion positive pour débuter une nouvelle année sur de nouveaux objectifs engageants.

Avant de parler de l'entretien

Les sujets qui seront abordés lors de l’entretien comprennent : le bilan de l’année passée, l’évaluation des objectifs fixés et l’élaboration de nouveaux objectifs. Cette entrevue exceptionnelle est donc un rendez-vous qui se prépare en amont. Mieux vaut prendre les devants et planifier une date d’entretien au moins 15 jours avant.

D’un côté, le manager doit rassembler et étudier différents éléments comme les synthèses des entretiens annuels des années précédentes(le cas échéant), la fiche de poste du salarié, les formations qu’il a suivies ou encore le contenu de l’entretien professionnel et de l’entretien de rémunération. Il prépare également la grille vierge d’évaluation qu’il peut remettre au salarié avec les autres documents afin qu’il anticipe sa réflexion.

De l’autre côté, l’employé dresse le bilan de l’année qui vient de s’écouler. Il regroupe également tout ce qui pourrait appuyer sa requête en cas de demande de revalorisation de salaire.

S’octroyer un moment pour faire le point en amont permet d’avoir un temps d’échange de qualité. Il reste focalisé sur les aptitudes professionnelles du salarié et se base sur des éléments objectifs qui permettront d’envisager une amélioration future. Au contraire, bâcler cette étape importante augmente le risque de mener un entretien superficiel, trop formel et démotivant. Vous pouvez d’ailleurs relancer votre collaborateur quelques jours avant pour vous assurer qu’il a bien pris cette mission au sérieux.

Accueillir le collaborateur

Le temps d’échange que constitue l’entretien individuel doit être privilégié. Certains collaborateurs appréhendent ce moment. C’est pourquoi il est important de les mettre à l’aise dès le début de l’entrevue. En les rassurant d’une part, et en choisissant un lieu cosy et confortable pour discuter d’autre part. Vous pouvez en profiter pour rappeler les objectifs d’une telle démarche et redonner le déroulé du rendez-vous. Une fois que les présentations sont faites, l’entretien individuel peut commencer.

Dresser le bilan de l'année

Dans cette première partie, l’objectif est de faire le point sur les compétences, les résultats obtenus et le travail fourni par le salarié. Laissez-le parler. Soyez dans l’écoute active et partagez votre propre ressenti sur l’année quand le moment s’y prête.

Réussites

Aborder les réussites avant les zones d’ombre est une bonne manière de valoriser le salarié. Cela permet également de le mettre dans de bonnes dispositions pour la suite de l’entretien individuel. Vous pouvez l’interroger sur sa plus belle réussite, puis continuer avec d’autres objectifs atteints par ordre d’importance. Dynamisez l’échange et creusez en posant des questions telles que : qu’avez-vous apprécié dans cette mission ? Quelles difficultés avez-vous rencontrées ? Qu’avez-vous mis en place pour surmonter ces difficultés ? Qu’avez-vous appris ? Quels axes d’amélioration proposez-vous si cette mission est reconduite ? Etc.

Objectifs non atteints

Lorsque vous avez fait le tour des réussites, passez aux missions qui n’ont pas abouties. Intéressez-vous au contexte, cherchez à comprendre et non à être accusateur. Pourquoi votre collaborateur n’a-t-il pas atteint ces objectifs ? Cela peut venir de l’organisation de l’entreprise, d’un manque de ressources ou encore d’un manque de motivation. Cette étape de l’entretien peut parfois être délicate parce que le salarié est mis face à une situation qu’il peut vivre comme un échec.

Vous pouvez aussi diverger sur les raisons qui expliquent ces résultats. Mais quoi qu’il arrive, privilégiez un dialogue constructif. Acceptez d’avoir des opinions divergentes et focalisez-vous sur les axes d’amélioration plutôt que sur le résultat passé. Qu’est-ce qui peut être mis en place pour éviter ce résultat l’année prochaine ? De quoi a-t-il besoin ? Important : en aucun cas le manager n’a le droit de questionner l’employé sur sa vie privée.

Notez que pendant le bilan, les feedbacks positifs constituent un levier de motivation certain et montrent au collaborateur que vous êtes sensible à son implication dans l’entreprise. Même si vous pensez que le travail fourni est “normal” puisque rémunéré, c’est une marque d’attention qui est fortement appréciée par les employés.

Fixer les objectifs pour l'année à venir

Lorsque l’étape du bilan est passée, place aux nouveaux objectifs. Vous pouvez vous servir des notes prises pendant la première partie de l’entretien et rebondir dessus pour aider à orienter la stratégie. Intégrez l’employé dans la réflexion pour qu’il soit acteur de sa propre évolution. Comment envisage-t-il l’année à venir ? Ou souhaite-t-il mettre le curseur ? Etc. Réfléchissez également ensemble aux conditions de réussite (besoins en ressources, en temps, en aide, en compétences). 

Quant aux objectifs que vous allez fixer, ils doivent être SMART (specific, measurable, achievable, relevant and time-bound) c’est-à-dire : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

Les souhaits d'évolution ou de formation

L’entretien d’évaluation est souvent une opportunité de demander une revalorisation de salaire, un avantage en nature ou une promotion. C’est une occasion également d’aborder les besoins en formations. Ils pourront être pris en compte et considérés lors de l’élaboration d’un futur plan de formation. 

Le petit coup de pouce

Pourquoi former vos salariés ?

Rédiger un compte rendu et assurer le suivi

À l’issue de l’entretien, vous devez rédiger un compte rendu que vous remettrez au service RH. En revanche, ce document ne doit pas obligatoirement être transmis au salarié (sauf si c’est prévu dans la convention collective). Et si vous décidez de le faire, il n’est pas obligé de le signer et ne peut en aucun cas être sanctionné pour ne pas l’avoir fait. 

Et après ? Ne laissez pas le contenu de l’entretien annuel dans le placard jusqu’à l’année suivante. Un suivi avec des points trimestriels par exemple est recommandé afin d’apprécier l’évolution des objectifs voire de les rectifier si nécessaire. Vous pouvez également vous replonger dans les aspirations des salariés et vous en inspirer pour rebooster les équipes.

Se sentir considéré, du point de vue du salarié, est un levier de motivation certain qui favorise la stabilité du personnel et la pérennité de l’entreprise.

Comment (re)motiver lors d'un entretien annuel d'évaluation ?

Si l’entretien annuel est l’occasion de faire le point sur la performance et les compétences des collaborateurs, il permet également de redonner une impulsion positive pour entamer une nouvelle année dans les meilleures conditions. Il existe plusieurs moyens d’agir sur la motivation des employés comme :

  • Creuser l’auto-évaluation et montrer que vous considérez l’humain et non juste ses compétences ;
  • Donner du feedback positif ;
  • Les rendre acteurs de leur évolution en co-construisant les nouveaux objectifs ;
  • Les associer aux décisions envisagées pour l’ensemble de l’équipe ;
  • Rappeler les valeurs et la vision de l’entreprise pour redonner du sens à leurs actions quotidiennes ;
  • Leur proposer de développer de nouvelles compétences grâce à la formation ;
  • Vous montrer ouvert à la mise en place de nouvelles pratiques (télétravail, autonomie, etc.).
 
Il se peut aussi qu’arriver à l’étape des nouveaux objectifs le collaborateur soit démotivé parce que vos opinions ont divergé. Parce que votre appréciation n’est pas nécessairement allée dans son sens. À ce moment-là, il ne sera pas forcément disposé à recevoir les nouveaux objectifs à fixer de manière positive. À vous de faire en sorte de lui redonner un petit boost de motivation. Si vous sentez que malgré ce recadrage, le salarié n’est toujours pas disposé à parler des nouveaux objectifs, arrêtez l’entretien et fixez une nouvelle date.

Quelle posture adopter en tant que manager ?

Lors d’un entretien individuel d’évaluation, c’est à vous de cadrer et de mener l’entrevue. Vous devez laisser parler le collaborateur, mais en même temps le driver et le coacher pour mener à bien son auto-évaluation, gagner en clarté et en motivation. Privilégiez l’écoute active et le dialogue et appuyez-vous sur du concret pour soutenir vos arguments. C’est un rendez-vous exceptionnel, puisqu’il n’arrive qu’une fois par an. Aussi, assurez-vous de vous rendre pleinement disponible (environ 1 h 30) pour qu’il soit efficace. Éloignez toute source de distraction (ordinateur portable, téléphone, etc.) et créez une ambiance conviviale.

 

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En résumé...

L’entretien annuel d’évaluation débute par un bilan de l’année passée. C’est le moment de prendre la température sur l’expérience du salarié dans l’entreprise, de mettre en lumière ce qui a fonctionné et les points d’amélioration à envisager. L’entrevue continue ensuite avec la fixation de nouveaux objectifs. Enfin, le salarié peut en profiter pour exprimer ses souhaits d’évolution ou de formation. Et rappelez-vous : pour maximiser la réussite de ce rendez-vous, assurez-vous de le préparer en amont.

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