Comment utiliser Notion pour s’organiser ?

Utiliser Notion pour s'organiser plus facilement

Que vous débutez ou que vous dirigez votre entreprise depuis des années, l’organisation tient une place importante dans votre quotidien. Et l’une des meilleures façons de le faire est de structurer vos pensées et vos données de manière productive. C’est là que Notion entre en jeu ! Cet outil collaboratif centralise tout ce dont vous avez besoin à portée de main ou de clic. Notion vous aide à rester méthodique et efficace grâce à des fonctionnalités telles que la gestion de projet en équipe, la prise de note, les bases de données, le calendrier, l’enregistrement de document.

Découvrez dans cet article, comment utiliser Notion pour s’organiser plus facilement dans plusieurs domaines de votre activité.

Suivez le guide !

Qu'est-ce que Notion ?

Avant de se plonger dans les méandres de la plateforme, penchons-nous sur cet outil qui révolutionne l’organisation de milliers d’entrepreneurs. Tout d’abord, Notion est un logiciel de gestion collaboratif né en 2013 de l’imagination de quatre Américains. Ces pères fondateurs souhaitent centraliser dans un même espace de travail toutes les fonctionnalités disséminées dans différents logiciels. Finis la perte de temps entre plusieurs programmes et de jongler entre les fenêtres. De plus, la force réside dans sa personnalisation et dans son unicité. En réalité, il existe autant de pages que d’entrepreneur en France. 

En effet, chaque individu peut l’adapter à ses habitudes, ses problématiques et son équipe. Notion devient même l’extension de votre cerveau sur ordinateur, téléphone ou tablette. Comme beaucoup d’applications, le logiciel freemium possède une version gratuite très performante et une version payante avec un abonnement mensuel ou annuel.

Quelles sont les fonctionnalités pour s'organiser ?

Maintenant que nous vous avons évoqué les prémices de cet outil de gestion de projet, découvrez ses incroyables fonctionnalités. Tout d’abord, comment fonctionne-t-il ? Le principe est simple, vous débutez avec une page blanche ou un tableau blanc virtuel. Vous allez ensuite créer des blocs de texte, des tableaux, insérer des images, des pages, etc. Votre écosystème prendra vie au fur et à mesure de vos besoins.

La plateforme combine donc plusieurs fonctions :

  • Prise de notes et traitement de texte (Word, Evernote) ;
  • Tableaux de gestion de projet (Trello, Asana) ;
  • Calendrier (Google Agenda) ;
  • Base de données (Excel, Air Table, Google Sheet) ;
  • CMS ;
  • Enregistrer des contenus avec Save to Notion (Pocket) ;
  • Stocker des documents (PDF, PowerPoint, Google Drive).

Nos astuces pour s'organiser avec Notion

Utiliser Notion pour s’organiser apparaît maintenant comme un véritable outil de productivité.

Créer son calendrier quotidien

Commençons par un élément essentiel de votre organisation : votre agenda. Terminé les agendas papier achetés en début d’année maintenant place au digital. Gérer son temps reste la clé de toute bonne organisation et ce ne sont pas les entrepreneurs qui vous diront le contraire. Plus vous ferez preuve de méthode et de rigueur, plus vous gagnerez en productivité et en efficacité. 

En effet, votre charge mentale diminue et finis les oublis de rendez-vous ou les to-do à rallonge. Avoir votre propre agenda visible à la demande vous permet également de posséder une meilleure vision de votre temps. Sur la plateforme, vous allez ainsi pouvoir créer votre calendrier pour apercevoir en un clin d’oeil les tâches à réaliser sur le mois. Vous avez aussi la possibilité de programmer chaque semaine les différentes missions à effectuer.

Bon à savoir : dorénavant, grâce à l’API Notion, Google Agenda se synchronise à l’application.

Gagner du temps avec des templates

Lorsque vous débarquez sur Notion, les possibilités sont tellement grandes que certains se sentent vite perdus. Cependant, grâce aux templates, vous n’êtes pas obligé de partir de zéro. En effet, l’application propose des modèles adaptés à différents domaines : étude, marketing, finance, vie personnelle, service client, ventes, etc. Vous allez ainsi pouvoir vous approprier ses divers templates gratuits ou payants dans votre espace individuel et les personnaliser.

De plus, la communauté Notion met également à disposition de nombreux modèles :

 
Par ailleurs, une fois l’outil pris en main, créez à votre tour vos propres templates afin de gagner encore plus de temps.

Travailler en collaboration et partager facilement l'information

Notion favorise le travail d’équipe avec des espaces de travail collaboratifs pour gérer les projets de votre entreprise. En effet, chaque page se partage avec votre équipe, vos clients ou avec vos prestataires de service (freelance, etc.) ou même le monde entier.

Dans un premier temps, déterminez le niveau d’accès :

  • Mettre des commentaires ;
  • Voir la page sans faire de modifications ;
  • Réaliser des modifications ;
  • Dupliquer comme template.
 

De plus, la plateforme possède un système de notification, pour connaître les changements effectués dans la page et par qui. L’information circule donc plus rapidement et en temps réel entre les différents membres d’une organisation où qu’elle soit. Finis les nombreux emails, le manque de communication et les données qui se perdent entre les divers services. 

Vous réduisez ainsi la cadence des réunions, améliorez la gestion du temps de vos collaborateurs tout en partageant les bonnes informations aux bonnes personnes.

Utiliser Notion pour suivre et gérer ses finances

Faire un point sur sa trésorerie d’entreprise est bien sûr un incontournable de la vie d’entrepreneur pour construire une activité pérenne. Notion ne remplace pas encore un tableur automatisé complexe, mais dans certains cas, il vous accompagne parfaitement sur ce volet.

Créez-vous ainsi une ou plusieurs pages dédiées avec :

  • Le chiffre d’affaires réalisé moins par mois avec les dépenses ;
  • Un suivi de la facturation client avec les montants encaissés HT ou TTC, la TVA et la facture ;
  • Un budget prévisionnel de l’activité avec le CA estimé ;
  • Les objectifs financiers fixés chaque année ou chaque trimestre ;
  • Tous les abonnements à des outils et des logiciels pour gérer les frais mensuels.
 
Toutes ses informations vous permettront de connaître en temps réel vos finances professionnelles, voire personnelles. Cependant, Notion ne remplace pas un outil de facturation comme Freebie ou Henrri.

Créer un espace par projet

Utiliser Notion pour s’organiser passe par la création d’espace de travail défini pour chacun de vos projets. Vous éviterez ainsi de surcharger votre barre latérale et d’encombrer votre champ visuel. La plateforme s’adapte à chaque type de projet collaboratif ou non dans différents domaines grâce à la personnalisation des pages. Vous pouvez par exemple superviser votre création de contenu, l’organisation d’un évènement, votre bibliothèque de ressources, un espace client, etc. 

Pour chacune de vos pages, intégrez une liste des tâches, un rétroplanning, des documents, des objectifs, des photos ou même des rappels. De plus, Notion donne la possibilité de référencer une tierce personne ou une autre page pour vous y reporter rapidement. 

Le petit coup de pouce

Les 10 étapes de la gestion de projet

Utiliser les bases de données pour s'organiser

Le mot base de données effraie souvent les débutants sur Notion et pourtant elles donnent encore plus de puissance à l’outil. Elles aident même à la plateforme de se démarquer des outils classiques d’organisation et de gestion. Grâce aux bases de données, vos informations deviennent plus lisibles et plus ordonnées notamment à l’aide des différentes vues et des filtres.

Notion possèdent six vues :

  • « table » ;
  • « liste » ;
  • « tableau Kanban » ;
  • « calendrier » ;
  • « galerie » ;
  • « chronologie ».
 
Par ailleurs, les bases de données sont relationnelles, reliez-les donc entre elles au besoin. Pour voir toujours plus loin, rajoutez également des formules pour réaliser un grand nombre de calculs et manipuler vos données. De plus, différents templates existent pour structurer vos pages et gagner du temps.

Créer son propre CRM

Le CRM (Customer Relationship Management) vous assure une surveillance optimale de vos clients afin de leur garantir une expérience de qualité. La gestion de la relation client passe donc inévitablement par un outil plus ou moins puissant suivant la taille de l’entreprise. Notion remplit à la perfection ce rôle pour ce volet de votre activité. Pour ce faire, construisez un tableau de bord qui vous ressemble avec une plus grande liberté de personnalisation que des systèmes classiques. Vous centralisez ainsi les différentes informations de votre clientèle : coordonnées, facturation et devis, projet en cours, to-do, individus référents, compte-rendu de réunion, etc.

Utiliser Notion pour s'organiser dans la création de contenu

Blog, newsletter, vidéo, podcasts, la création de contenu adopte des formes variées et si diverses qu’il devient facile de se perdre entre les nombreux formats. Vous comprenez maintenant comment Notion vous épaule pour tout organiser avec la construction d’un calendrier éditorial. Votre base de données se décline ainsi en différentes vues : calendrier mensuel, Trello, par plateforme, par thématique, etc. 

Cet excellent outil de travail vous sert non seulement de calendrier éditorial, mais également de prise de notes. Cette idée brillante, qui surgit dans votre tête, inscrivez-là dans un espace consacré pour ne pas la laisser vous filer entre les doigts. Rédigez de la même façon vos différents contenus dans chaque page prévue à cet effet. Copiez-les ensuite le texte dans WordPress, Mailerlite, Planoly pour Instagram ou Hootsuite pour LinkedIn.

Petite astuce : Les templates vous font gagner du temps sur la création de contenus. Imaginez ainsi un processus de post Instagram, d’article de blog et de scripts vidéo ou de podcast.

Suivre ses objectifs

Utiliser Notion pour s’organiser passe également par la planification sur le long terme. Vous pouvez renseigner tous vos objectifs du plus petit au plus grand afin de les suivre régulièrement. Ces intentions vous aideront à programmer votre quotidien et orchestrer les différentes actions à mettre en place. Vous pouvez donc imaginer un espace dédié aux objectifs et aux projets planifiés chaque année, trimestre ou mois. Pour votre objectif, insérez par exemple le chiffre à atteindre, les échéances, la période concernée et suivez l’avancement des tâches.

Une question sur une formation ou sur le financement ? Contactez-nous ! 

En résumé...

Utiliser Notion apparaît comme une excellente alternative pour vous organiser dans votre vie d’entrepreneur. Une fois la plateforme de collaboration prise en main, vous serez sur la bonne voie pour devenir plus organisé et productif.

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