Comment utiliser l’onboarding pour accueillir un nouveau salarié ?

Utiliser l'onboarding pour accueillir un nouveau salarié

Utiliser l’onboarding pour accueillir un nouveau salarié vous mène sur la voie de la réussite dans votre équipe. En effet, l’expérience d’apprentissage réussie en distanciel ou en présentiel favorise la rétention de vos collaborateurs. D’ailleurs, 80 % des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois. (Source Workelo)

Quels sont les enjeux de l’onboarding ? Quelles sont les étapes clés pour bien intégrer un employé dans votre entreprise ? Découvrez comment déployer cette phase de préparation dans votre processus de recrutement.

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L'onboarding RH késako ?

Utiliser l'onboarding pour ses nouveaux salariés

L’onboarding signifie littéralement « embarquement ». Oui, mais embarquement vers quoi ? L’onboarding provient tout simplement du néologisme qui consiste à donner un nouveau sens à un mot. Dans le processus de recrutement, l’onboarding correspond à l’ensemble des pratiques et actions qui sont mises en place pour améliorer l’intégration des nouveaux entrants. Par conséquent, l’embarquement vers un nouveau poste dans une nouvelle entreprise.

Utiliser l’onboarding pour accueillir une nouvelle recrue, ce n’est pas seulement la présentation des équipes et visiter les bureaux le premier jour. En effet, ce procédé s’échelonne sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines pour une meilleure intégration. Vous pourriez le qualifier de véritable expérience collaborateur pour s’imprégner de votre culture d’entreprise et nouer des liens avec ses collègues. 

Le nouveau salarié prend donc sa prise de poste de manière plus sereine et sans stress. D’ailleurs, 51.7 % des nouveaux collaborateurs se disent prêts à démissionner au cours de leur premier mois de travail, selon une étude du cabinet de recrutement Robert Half.

Les avantages d'utiliser l'onboarding RH ?

Mettre en oeuvre un processus d’onboarding complet comprend de nombreux avantages pour les différentes parties prenantes.

L'onboarding RH fidélise les salariés

On le sait, la première journée s’avère bien souvent source d’inquiétude pour tout individu. Il doit se familiariser avec de nouveaux collègues, un cadre différent et des processus internes différents de son ancien métier. De ce fait, accueillir un salarié avec une attention particulière lui permet d’être plus à l’aise et de trouver sa place dans une équipe. Il se montrera donc plus engagé et investi dans sa prise de fonction. 

Cette expérience favorise de cette façon la productivité et la fidélité sur le long terme. Vous n’avez pas deux fois la chance de faire bonne impression. Témoignez votre intérêt sincère au développement de vos recrues. Vous évitez ainsi les affres d’un mauvais recrutement et les coûts qu’il engendre pour votre société.

Contribue à votre marque employeur

Durant cette période d’intégration, mettez en avant votre marque employeur auprès du nouvel entrant. Dans un premier temps, valorisez votre image, car un talent bien accueilli se forgera une bonne opinion de vous. De plus, de nos jours, les salariés sont plus sensibles aux valeurs véhiculées au quotidien qu’à la rémunération. Ils adhèrent à une vision et une dynamique de groupe diffusées au sein de la société. Vous allez ainsi promouvoir les atouts de votre structure, séduire le nouveau collaborateur et lui donner tout simplement envie de rester.

Renforce les liens sociaux dans l'entreprise

L’onboarding est aussi un moment de cohésion entre vos employés et le ou les nouveaux collaborateurs. C’est pendant ce processus que commencent les premières relations professionnelles voir personnelles pour engendrer une future synergie productive et épanouissante.

Votre équipe fait partie intégrante de la réussite de l’onboarding. Intégrez-les au maximum pour vous épauler lors des prochains jours ou semaines et pas uniquement la première journée. S’ils lui réservent un accueil mitigé, votre talent risque de se sentir isolé et de ne pas poursuivre l’aventure avec vous.

Les outils qui facilitent le parcours d'intégration

Les outils qui facilitent le parcours d'intégration

Au quotidien, les ressources humaines sont entourées d’outils comme le SIRH pour simplifier la vie du personnel. De nos jours, une majeure partie des informations transitent via les outils intranet. La venue du numérique centralise les données dans un même endroit facilement accessible à tous avec des identifiants individuels. Un nouveau collaborateur se pose naturellement beaucoup de questions à son arrivée sur le fonctionnement de l’entreprise.

Expliquez-lui les processus digitaux, les outils de communication interne, les logiciels utilisés et les procédures internes. Il gagnera rapidement en autonomie et assimilera plus aisément votre fonctionnement.

Le portail personnel lui permet :

  • De suivre l’actualité de l’entreprise ;
  • Accéder à des informations individuelles comme son contrat de travail ;
  • Suivre des formations lors de son intégration ;
  • Poser ses questions dans un outil de communication comme Slack, Discord ou Whatsapp ;
  • Comprendre les processus inhérents à son équipe.

Les étapes clés pour bien utiliser l'onboarding

Utiliser l’onboarding à bon escient repose sur de nombreuses étapes pour le nouvel arrivant et toute l’entreprise.

Étape 1 : préparer l'intégration - le pré onboarding

Le processus d’onboarding commence bien avant l’intégration des nouveaux salariés dans les locaux. Échangez avec vos managers sur le déroulé de la journée d’intégration, le programme spécifique de formation et l’organisation d’un pot de bienvenue, etc.

Faites parvenir un « Welcome Pack » à votre nouvelle recrue avec un livret d’accueil et les informations importantes à connaître. Vous pouvez y ajouter des accessoires moins conventionnels comme des goodies à l’image de l’entreprise. Prenez les devants au niveau administratif avec :

  • La création de son profil dans les logiciels de gestion ;
  • Les accès à la plateforme e-learning ;
  • La préparation de son contrat de travail.
 
Côté matériel et logistique, assurez-vous que le nouveau talent dispose bien d’un badge, d’un téléphone, d’un ordinateur et de ses identifiants. Instaurez une checklist pour ne rien oublier d’essentiel.
 
Point à ne pas négliger : annoncez sa venue à votre équipe et sa date d’arrivée. Ils se rendront disponibles pour la première journée du nouveau venu.

Étape 2 : maintenir la communication avec le nouvel embauché

Entre la proposition d’embauche et le premier jour, plusieurs semaines s’écoulent généralement. Le nouvel arrivant reçoit encore des sollicitations d’autres entreprises et rien n’est définitivement joué. Maintenez donc l’intérêt du futur collaborateur avant son arrivée avec des points réguliers par téléphone ou par e-mail. Vous lui faites ainsi comprendre que vous l’attendez avec impatience.

Quelques jours avant, transmettez-lui le planning de sa première journée pour le prévenir du programme prévu. Si vous possédez un livret d’accueil digitalisé, communiquez-lui par mail pour d’ores et déjà l’imprégner de votre culture d’entreprise.

Étape 3 : le jour J du processus d'onboarding

Préparez un planning à suivre pour les nouveaux arrivants afin de faciliter le ou les premiers jours. Pour un meilleur onboarding, assurez-vous de la présence des ressources humaines, de managers et d’un maximum de collaborateurs sur site.

  • Instaurez un cadre apaisant et mettez à l’aise le nouvel arrivant ;
  • Organisez une visite de l’entreprise, des locaux de manière générale (son bureau, les salles de pause, les divers services).
  • Indiquez-lui son espace de travail ;
  • Laissez-lui l’occasion de poser des questions ;
  • Prévoyez un petit-déjeuner d’accueil avec les différents membres de l’équipe ou de l’entreprise.
 
Cette journée s’avère toujours très importante. En effet, le salarié se forge une image de votre entreprise et se projette ou non avec vous. Durant la pause du midi, organisez un déjeuner avec les managers et les autres salariés pour faciliter la cohésion d’équipe.

Étape 4 : définir les objectifs

La phase d’intégration reste un processus humain, mais également opérationnel. On le sait, un employé n’est pas opérationnel dès les premiers mois dans une entreprise. Néanmoins, pour une intégration efficace, fixez des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel). Vous partez ainsi vers une direction commune avec les mêmes attentes. D’ailleurs, 30 % des salariés ont quitté leur emploi durant les 90 premiers jours de prise de poste, selon une étude menée par Jobvite. Parmi eux, 43 % ont indiqué que leur fonction n’était pas en phase avec leurs attentes.

Bien souvent, pour atteindre les objectifs, un programme de formation semble nécessaire.

Étape 5 : assurer un suivi de l'intégration régulièrement

Utiliser l’onboarding vous aide également à instaurer un cadre rigoureux auprès du nouveau salarié. Nous vous recommandons de réaliser un premier point le jour J de l’intégration. Organisez ensuite un entretien à J+7 après la première semaine puis à J+30 après le premier mois. Bien entendu, d’autres points peuvent être programmés notamment à la fin de la période d’essai.

Durant cet entretien, instaurez un dialogue vis-à-vis de son intégration, ses ressentis, ses relations avec ses collègues, etc. L’objectif est d’observer l’avancée du processus, d’identifier les points forts et de rester à l’écoute des difficultés rencontrées par le salarié. Vous pourrez ainsi mettre en place des actions correctives si besoin et éviter une démission ou une rupture de contrat.

Étape 6 : attribuer un mentor ou un parrain

Accueillir une nouvelle recrue passe aussi par l’attribution d’un mentor volontaire ou d’un collaborateur clé pour le guider. Le tuteur facilite l’intégration d’un collègue par sa disponibilité les premiers jours et les premières semaines. Il lui transmet toutes les informations internes et externes nécessaires sur la société. Le parrain apporte une véritable valeur ajoutée et encourage le nouveau venu à poser des questions sans peur de déranger. 

Bien au-delà, de l’intégration, instaurer un programme de tutorat renforcera votre culture d’entreprise et l’image renvoyée. Vous vous souciez du bien-être de vos collaborateurs depuis leur arrivée dans votre structure et pendant toute leur carrière à vos côtés.

Comment mesurer la réussite de l'onboarding RH ?

Tout d’abord pour évaluer la réussite de l’onboarding, réalisez une enquête de satisfaction auprès des nouvelles recrues à la fin de leur période d’essai. Vous aurez ainsi un feedback qualitatif avec les points forts et les axes d’amélioration. Repérez également les retours des différents entretiens effectués pendant l’onboarding. Toutes ces données mises bout à bout vous aideront à perfectionner vos processus et à le rendre plus efficace pour tous les nouveaux employés.

Dans un deuxième temps, développez des évaluations et des quizz pour mesurer la compréhension des objectifs de formation.

Le petit coup de pouce

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En résumé...

Utiliser l’onboarding constitue un socle pour l’entreprise et les collaborateurs. Un recrutement réussi favorise la bonne cohésion d’une équipe et la productivité sur le long terme.

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