Comment préparer l’accueil d’un alternant en entreprise ?

Préparer l'accueil d'un alternant en entreprise

Vous vous apprêtez à accueillir un nouveau salarié en alternance ? Excellent ! Votre mission à présent est de faire en sorte que cette nouvelle recrue soit bien intégrée, qu’elle monte en compétences et qu’elle devienne un collaborateur efficace pour votre organisation. Cela suppose de penser en amont à l’intégration de l’apprenti. Communication, matériel, welcome pack, formation, dans cet article, on vous donne justement quelques pistes pour préparer l’accueil de votre alternant en entreprise.

Pourquoi faut-il préparer l'accueil d'un alternant en entreprise ?

Les enjeux d’une alternance sont multiples pour le futur diplômé comme pour l’entreprise. De votre côté, un tel choix de recrutement représente un certain investissement en matière de budget et de disponibilité. Vous avez tout intérêt à rentabiliser cet investissement et donc à tout mettre en œuvre pour y parvenir. D’autant plus que votre image de marque est en jeu. Un apprenti qui met fin à son contrat d’alternance prématurément envoie souvent un mauvais signal aux autres potentiels candidats. 

Au contraire, une expérience réussie, c’est du pain béni pour les futurs recrutements d’apprentis (témoignages, retours d’expérience, publicité gratuite, etc.). Votre objectif est donc d’optimiser cette nouvelle collaboration en commençant par bien préparer l’arrivée du futur employé.

Informez l'équipe de l'arrivée de votre alternant

Une autre étape essentielle à l’accueil d’un alternant, c’est la communication.

“Ah, mais je ne savais même pas qu’on avait recruté quelqu’un…” Il n’y a rien de pire pour les salariés que de ne pas être tenus informés de l’actualité de leur entreprise. Surtout lorsqu’il s’agit du recrutement. Si certains employés ne se formalisent pas, vous pouvez tout à fait vous retrouver face à des collaborateurs vexés qui ne se gêneront pas pour sortir ce type de réflexion devant la nouvelle recrue.

Et le moins qu’on puisse dire, c’est que ça donne d’entrée une piètre image de votre organisation aux yeux de l’alternant. Prenez le temps de communiquer cette information à tous les services une fois le recrutement validé. Vous pouvez envoyer un mail, diffuser une actualité sur l’intranet ou encore passer dans les bureaux pour en discuter de vive voix.

Rassurez votre nouvelle recrue

Les semaines qui précèdent une embauche peuvent être stressantes. Surtout lorsque c’est la première fois qu’on vit une telle expérience en entreprise. “À quelle heure je commence ? Qui va m’accueillir ? Et quels papiers dois-je apporter ?”. Bref, l’heure est aux questionnements. C’est le moment idéal pour communiquer avec votre alternant afin de le rassurer. Vous pouvez par exemple lui envoyer un email complet avec :

  • la date de prise de fonction et l’heure d’embauche ;
  • éventuellement l’itinéraire en voiture ou les lignes bus/métro pour se rendre au bureau ;
  • le nom de son tuteur (ou de la personne qui l’accueillera) ;
  • le badge à récupérer (si votre entreprise utilise un système de badge) ou le code d’accès ;
  • les documents à fournir pour finaliser le dossier RH (RIB, numéro de sécurité sociale, etc.)
 
Ce message permettra au nouvel entrant d’arriver confiant et motivé à sa première journée d’intégration. 

Préparez son espace de travail

Pour l’accueil d’un alternant en entreprise, vous souhaitez que votre nouveau collaborateur soit opérationnel rapidement ? Donnez-lui les moyens d’y parvenir. Notamment en aménageant un espace de travail qui lui est dédié avec :

  • un bureau si ses fonctions s’y prêtent ; 
  • un ordinateur s’il s’en sert au quotidien ; 
  • les logiciels qui l’aideront à avancer dans ses missions ; 
  • les outils, l’équipement et le matériel appropriés. 
 
Un alternant sait que sa présence en entreprise est potentiellement conditionnée à la durée de son contrat d’apprentissage. Il est parfois difficile de se sentir comme une partie d’un tout lorsqu’on vit ce type d’expérience temporellement limitée. Savoir que vous avez prévu un emplacement physique qui lui est dédié avec tout ce dont il a besoin pour travailler dans de bonnes conditions envoie un signal positif et rassure. 

Elaborez un kit de bienvenue

La plupart des hôtels préparent des welcome pack à leurs clients. Que vous réserviez une chambre simple, une chambre double ou bien une suite parentale, ils mettent généralement à disposition un guide d’accueil avec infos sur l’établissement et le room service, de quoi préparer un café ou un thé et, quand l’occasion s’y prête : du chocolat et des serviettes en forme de signe. En somme, des petits détails qui font toute la différence et marquent les esprits. 

Eh bien, vous aussi vous pouvez marquer les esprits. Qu’il soit employé en CDI, en CDD, en stage ou en contrat d’alternance, un travailleur mérite d’être bien accueilli. Alors, que vous en donniez déjà ou non à vos autres collaborateurs, créez un kit de bienvenue à remettre à chaque nouvel apprenti. Que placer à l’intérieur ?

Vous pouvez par exemple y glisser un livret d’accueil personnalisé au nom de l’alternant. Histoire, organigramme, objectifs, organisation et culture de l’entreprise sont tout autant d’informations intéressantes à partager avec votre nouvelle recrue. Tout comme des informations pratiques pour réussir son alternance (missions, tuteur, responsable, programme d’intégration, etc.). 

Le kit de bienvenue peut également contenir l’accès à plusieurs formations de type micro-learning pour apprendre chaque jour des facettes de son métier en lien avec les missions de l’entreprise. Ou bien des process propres à l’entreprise en seulement quelques minutes par jour. 

Le petit coup de pouce
Pourquoi former ses salariés ?

Vous pouvez aussi y intégrer une sorte de “guide de bonne conduite qui rappelle les droits et les devoirs d’un alternant, mais aussi les qualités attendues par l’organisation. Enfin, si vous en possédez, glissez quelques goodies à l’effigie de votre entreprise (carnet, stylo, clé USB, etc.). Ce kit d’intégration de l’alternant pourra être remis en main propre dès le premier jour par son tuteur.

Désignez un maître d'apprentissage

L’alternant est rattaché à un tuteur pendant toute sa période d’exercice en entreprise. Vous devez pour cela désigner un maître d’apprentissage. Qu’il s’agisse du chef d’entreprise ou d’un salarié, ce dernier doit pouvoir justifier de compétences professionnelles dans le domaine visé par l’alternant ainsi que de qualités pédagogiques avérées. Il est par ailleurs possible de faire reconnaître et officialiser ces compétences grâce à la certification de référence RS5515

À ce stade la formalité du maître d’apprentissage est déjà réglée. Mais il est important que ce dernier prenne son rôle au sérieux en :

  • préparant l’accueil de son apprenti ; 
  • réfléchissant aux objectifs à court, moyen et long termes ; 
  • planifiant les tâches quotidiennes pour y parvenir. 
 
Notez que le référent peut encadrer jusqu’à 2 apprentis et 1 redoublant, mais que l’alternant a également la possibilité d’avoir 2 tuteurs (dont un en lien avec le CFA).

Organisez la 1ère journée de votre alternant

La première journée d’intégration sera décisive pour la suite. C’est pourquoi vous devez absolument préparer le parcours d’intégration à l’avance. À vous de voir ce que vous voulez y intégrer, mais vous pouvez par exemple prévoir :

  • la visite des locaux pour qu’il se familiarise avec son futur environnement de travail et le présenter aux effectifs ; 
  • une présentation de son poste de travail ; 
  • un rappel de ses missions et de sa place dans l’entreprise ; 
  • une présentation des pratiques de mentoring prévues pour accompagner sa montée en compétences (objectifs, formations, debriefs, évaluations, etc.) 
  • la prise en main des outils de travail (avec possiblement l’aide d’un autre collaborateur pour favoriser la cohésion) ; 
  • une réunion avec les autres membres du service ; 
  • un temps questions / réponses pour clôturer la première journée. 
 
Bref, faites en sorte qu’il puisse se sentir rapidement à l’aise dans ce nouvel environnement

Le petit coup de pouce
Utilisez l'onboarding pour accueil un nouveau salarié !

Et après ?

Comme le dit si bien Patrick Swayze “on ne laisse pas bébé dans un coin”. Le maître d’apprentissage joue un rôle clé dans l’intégration et le suivi de l’alternant tout au long de son contrat. Sa capacité à transmettre son savoir-faire et ses connaissances, mais aussi à guider son protégé au quotidien conditionnera fortement la mise en confiance de l’apprenti ainsi que l’acquisition de nouvelles compétences. 

Il est donc important de définir précisément avant son arrivée les objectifs à atteindre avec un plan d’action associé. Puis, de faire des points réguliers pour suivre sa progression, l’accompagner et le rebooster si besoin. Enfin, le tuteur évalue le travail réalisé au terme de la période d’apprentissage au cours d’un entretien-bilan avec son alternant. 

Une question sur une formation ou sur le financement ? Contactez-nous ! 

En résumé...

La qualité de votre accueil va donner le ton de votre future collaboration professionnelle. Même si tout est prévu et réglé comme du papier à musique concernant le tutorat et les missions, son intégration doit être également soignée. Votre objectif : faire en sorte que ses premiers pas dans l’entreprise soient un succès. Prévenez vos collaborateurs, préparez un kit d’intégration, donnez-lui un aperçu de son futur environnement de travail, multipliez les interactions avec ses collègues. Si c’est un autre collaborateur qui est désigné comme tuteur, assurez-vous qu’il a bien pris la mesure de son rôle et qu’il puisse se rendre disponible le jour de l’arrivée de l’apprenti.

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