Comment manager une équipe à distance ?

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Comment manager une équipe à distance ?

La situation actuelle, sous l’impact de la crise sanitaire, pèse sur notre quotidien, mais aussi au niveau de notre activité professionnelle. Covid oblige ! Et parfois, nous avons l’intention de changer certaines habitudes et modes de vie. Ce changement nécessite une sorte de transition afin de bien s’adapter à toutes les situations d’instabilité dans le domaine professionnel. Les déplacements étant restreints, c’est là qu’est mis en avant le télétravail et l’enseignement à distance. Alors, comment manager une équipe à distance ?

Je vous laisse découvrir…

Le changement est synonyme d'évolution

Il est important d’avoir des compétences managériales pour gérer un groupe de personnes. La gestion de votre temps, votre économie, votre disponibilité et vos besoins en termes d’accroissement de vos compétences sont l’objet de notre motivation. Manager une équipe à distance est plus compliqué qu’en présentiel. Vous n’avez pas de liens directs avec la personne pour lui exprimer directement vos attentes. Heureusement que les visioconférences existent ! Car parler par messages ou directement par téléphone change parfois le message que l’on souhaite faire passer. Dans un message écrit, il n’y a pas le ton ni la façon de s’exprimer qui entre en jeu. Nous sommes plus à l’aise oralement pour expliquer quelque chose.

De plus, le changement va prendre en compte les moyens de chaque membre de votre équipe. Le télétravail engendre plusieurs problèmes : connexion internet, installation de nouveaux outils et de nouveaux logiciels, capacité du matériel informatique, etc.

Vous, manager, vous devez aussi appréhender votre rôle et la façon dont vous allez manager votre équipe à distance. Il faut aussi fixer des objectifs à votre équipe pour entretenir leur motivation. Pour analyser votre type de management, c’est ici.

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L'évolution, oui, mais comment ?

Pour faire simple, les solutions se divisent en deux parties : la méthode et les outils. La première vise à exploiter les techniques de télécommunication et de gestion. Pour les chefs d’entreprise, l’objectif est d’assurer la continuité des opérations habituelles de l’entreprise. 🎯

Même au sein de l’entreprise, vous ne serez pas toujours présent dans tous les services. Mais pour que tout fonctionne bien, vous dirigez votre équipe depuis votre bureau. Ainsi, si votre accès au bureau est restreint ou limité par certains incidents, cela signifie-t-il que vous perdez le contrôle de votre entreprise ? La réponse est évidemment non ! Dans ce cas, vous aurez besoin de méthodes et d’outils de gestion appropriés. Il faut donc adapter votre lieu de travail dans votre maison, avec celui de votre lieu de travail professionnel habituel.

Vous découvrirez plusieurs astuces pour télétravailler dans les meilleures conditions pour s’organiser en télétravail ! 

Règles à mettre en place pour manager une équipe

Dès le début, il faut mettre en place les conditions de travail pour tous et la manière dont va se dérouler le management de l’équipe. Il est important de donner des règles à suivre afin que tout le groupe suive la même ligne directrice. Il y a des horaires à respecter et des objectifs à atteindre. ✔

Il faut également que vous soyez confiant sur le travail de chacun des membres de l’équipe. Vous ne pouvez pas surveiller le travail de chaque personne (heureusement). Vous devez faire confiance. De toute façon, vous vous apercevrez très vite, si une des personnes ne travaille pas… L’ordre hiérarchique est également important. Vous êtes le manager et c’est à vous que doivent revenir les décisions managériales importantes.

Pour que toute l’équipe travaille correctement et sans décrocher, proposer-leur plusieurs types de tâches et d’activités différentes. Cela les motivera et leur permettra de se concentrer pendant les horaires de travail. Si ce dernier est trop répétitif, vous risquez d’en perdre en route…

Lorsque le cadre est défini, chaque personne apprendra à s’adapter dans ces conditions, qui normalement, sont presque les mêmes que celles utilisées dans l’entreprise en présentiel.

Autre élément essentiel : l’esprit d’équipe. Vous devez maintenir une bonne cohésion de groupe afin de mettre en place des conditions de travail optimales.

Règles à suivre pour manager une équipe à distance

Sortir de notre zone de confort pour manager une équipe

Si vous avez le poste de manager, la toute première chose à faire est d’accepter de sortir de sa zone de confort. Cela nécessite une volonté et une bonne initiative. Mais pour en sortir, il faut un motif très convaincant. Si vous restez dans une situation statique, vous ne trouverez jamais d’évolution. Au contraire, vous risquez la monotonie. Pour avancer, vous devez d’abord quitter le statut initial, puis agir et évoluer vers un statut plus développé. Votre rôle c’est de piloter une équipe donc soyez conscient du besoin de votre évolution.

Alors tentez de nouvelle façon de (télé) travailler avec votre équipe. Soyez ouvert à plusieurs propositions. Le fait de manager une équipe à distance va peut-être vous faire découvrir de nouvelles méthodes, qui vous serviront pour plus tard et que vous choisirez d’appliquer en présentiel. 💡

Management à distance : garder le contact

Réunions hebdomadaires

Pour manager et diriger une équipe à distance, il est indispensable de garder sans cesse le contact. Pour cela, n’hésitez pas à organiser des réunions de groupes afin de faire le point sur l’avancement du travail et d’animer votre équipe. Vous pouvez aussi appeler les membres de l’équipe un par un. Ces réunions sont essentielles et permettent la compréhension de l’équipe ainsi qu’un certain soutien. Quand nous travaillons, nous aimons être écoutés et félicités lorsque nous accomplissons un projet ou une tâche. 💪🏼

Team buildings

Si vous débutez avec une nouvelle équipe, ou alors un nouveau membre vient d’intégrer le groupe, organisez des team buildings ! Nous vous proposons 10 jeux pour animer un team building. C’est une méthode ludique permettant d’apprendre à connaître les personnes avec qui vous travaillez, et de pouvoir créer une cohésion de groupe.

Garder contact pour manager une équipe à distance

Conférences

Autre moyen très intéressant de rendre une journée de travail plus originale à votre équipe : les conférences. Vous pouvez facilement retrouver sur Linkedin, par exemple, des conférences ouvertes à tous (sûrement payantes dans la plupart des cas). Vous pouvez trouver un sujet qui vous plaît et qui pourrait être utile de découvrir pour vous développer personnellement vous et votre équipe, ainsi que l’entreprise. 

Vous pouvez aussi créer votre propre conférence, ouverte aux salariés de l’entreprise afin d’échanger et de débattre sur un sujet choisi. 📣

Echanger au quotidien

Utilisez également les applications habituelles comme la messagerie, les e-mails, pour échanger avec tout le monde. A vous de trouver le moyen le plus efficace pour communiquer.

Le contact est très important. Vous devez aussi transmettre des valeurs et des compétences à votre équipe. De plus, il faut les responsabiliser. C’est une manière pour eux d’être plus performants mais aussi de prendre confiance en eux. N’hésitez pas à leur demander un feed-back, pour récolter leurs avis et faire des modifications si besoin sur votre façon de manager.

Le petit coup de pouce

Vous pouvez utiliser Slack pour créer des groupes de discussions et échanger !

Etablir une répartition des tâches pour manager à distance

La répartition des tâches : élément essentiel pour gérer le travail d’une équipe dans son ensemble. Evidemment, chaque membre va organiser ses propres taches de son côté. Mais, s’il s’agit d’un projet de groupe, par exemple, réalisez une réunion de commencement et répartissez le travail avec toute l’équipe. Pensez à noter cette répartition pour pouvoir ensuite gérer le travail de chez vous. Pour vous aider à finir votre travail, testez nos 5 astuces pour terminer ses tâches rapidement.

Pensez aussi à utiliser les agendas partagés. Par exemple, lorsqu’une réunion est prévue, vous pouvez l’ajouter à l’agenda du groupe afin de prévenir tout le monde très rapidement.

Répartir les tâches pour manager une équipe

En résumé : comment manager une équipe à distance ?

Pour manager une équipe à distance, vous devez donc : 

  • Sortir de votre zone de confort
  • Mettre en place plusieurs règles
  • Communiquer
  • Organisez des réunions
  • Stimuler le travail de vos équipes
  • Répartir les tâches

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