Le guide complet pour mettre en place un plan de formation

Mettre en place un plan de formation en entreprise

Vous vous demandez comment construire un plan de formation ? Outil de gestion des compétences efficace, ce document reprend de manière synthétique la politique de formation établie par l’entreprise. Que vous ayez besoin de structurer votre démarche d’acquisition de compétences, repenser certains process ou encore optimiser la pertinence des programmes d’apprentissage, ce fichier vous sera d’une grande utilité. Découvrez dans cet article, tous nos conseils pour mettre en place un plan de formation réussi.

Qu'est-ce qu'un plan de formation

Ce support que l’on appelle désormais plan de développement des compétences est un document qui regroupe toutes les actions de formation (obligatoires ou non) engagées par la direction pour l’année à venir. Les bilans de compétences ainsi que les projets de validation des acquis de l’expérience y sont également renseignés. Ses objectifs ? Améliorer l’expertise des salariés pour optimiser la performance de l’entreprise ainsi que le bien-être au travail.

Pourquoi créer un plan de développement des compétences ?

D’un côté, le plan de formation tient compte des besoins de l’employeur pour la pérennisation de son activité. L’élaboration de ce document par la direction des ressources humaines favorise en effet une meilleure adaptation technologique, sociale, économique, législative et organisationnelle. C’est un excellent moyen de rester compétitif puisque vous comptez dans vos rangs des personnes dont les compétences correspondent toujours aux besoins du marché. En les formant, vous boostez la performance de vos collaborateurs et donc celle de l’entreprise. Autre avantage : grâce à l’analyse de l’existant qui met en lumière ce qui fonctionne et toutes les actions qui ne servent pas l’entreprise. Vous pouvez repenser certains process (comme l’onboarding par exemple).

De l’autre côté, ce document stratégique considère les besoins des salariés pour l’optimisation de leur performance et le bon développement de leur carrière. Le département RH peut y intégrer les besoins en formation urgents et importants directement formulés par les employés lors des entretiens individuels. Cette démarche vous permet de maintenir la motivation des salariés qui se sentent considérés, écoutés et s’investissent davantage dans la société. Une manière simple d’optimiser le bien-être au travail. 

Le petit coup de pouce

Pourquoi former ses salariés ?

Comment mettre en place votre plan de formation ?

Si vous souhaitez édifier un plan de manière efficace, vous allez devoir suivre une succession d’étapes chronologiques. Pour faire simple, on part d’une stratégie globale d’apprentissage qui se construit en analysant plusieurs points. Tout d’abord l’expertise actuelle des collaborateurs VS les besoins de l’entreprise en termes de compétences liés à sa stratégie de développement. Le résultat de ce diagnostic va vous permettre de créer un plan d’action de formation qui comprend notamment les objectifs, les indicateurs de succès ainsi que l’enveloppe budgétaire associée. Voici les différentes étapes que vous devez suivre pour mettre en place votre document de synthèse.

1. Dresser un bilan

Cette étape consiste à analyser l’existant. C’est-à-dire les compétences actuelles en interne au regard des objectifs de l’employeur. Ce sont généralement la direction, le service des ressources humaines et le département formation qui sont consultés pour recueillir ce type d’informations. Les fiches des entretiens professionnels permettent également de récolter des renseignements sur les demandes personnelles des collaborateurs. Votre bilan doit aussi tenir compte de l’environnement dans lequel évolue votre entreprise. Quelles sont les mutations du marché ? Quelle orientation stratégique souhaitez-vous prendre pour rester compétitif ? Voulez-vous cibler de nouveaux secteurs ?

2. Définir les objectifs et les priorités

Le bilan permet aux ressources humaines de dégager les besoins en compétences, de fixer les objectifs du plan et de définir les priorités pour l’année à venir afin de servir l’orientation stratégique de l’entreprise. N’oubliez pas d’y inclure les besoins importants formulés personnellement par les collaborateurs afin d’optimiser leur épanouissement professionnel.

3. Evaluer les besoins en formation

En partant des besoins en compétences, vous allez pouvoir définir les besoins de formation collectifs et individuels. Ils permettront soit l’adaptation au poste de travail de vos salariés, soit la préservation d’un métier et/ou le développement des compétences de vos collaborateurs.

4. Construire et mettre en oeuvre le plan de formation

Le document doit prendre en compte tous les éléments définis préalablement et les retranscrire de manière synthétique. Il comprend également le programme de formation à prévoir sur l’année à venir. Votre plan devra être soumis aux délégués du personnel (ou au comité d’entreprise) et validé par la direction avant d’être opérationnel.

5. Analyser et évaluer le plan

Vous avez élaboré un plan de formation, mis en place un certain nombre d’actions de formation et probablement fait face à un certain nombre d’imprévus pendant l’année. Il est maintenant temps de faire un bilan pour évaluer sa pertinence et optimaliser votre stratégie sur l’année qui suit.

Comment se présente votre document de synthèse ?

Le support doit reprendre les éléments suivants :

  • le bilan synthétique du dernier plan de développement des compétences ;
  • la stratégie de l’entreprise ;
  • les objectifs de formation ; 
  • les besoins prioritaires en matière d’apprentissage ;
  • l’orientation stratégique de formation ; 
  • l’évaluation et l’impact des actions engagées. 
 
 
Le fichier présente ensuite le programme des projets de formation qui découle de vos axes et objectifs. Ce programme peut-être créé sous forme de tableau qui résume :

 

  • le type de formation (formation d’intégration, de professionnalisation, formation sur l’hygiène et la sécurité, formation de perfectionnement, personnelle ou en langues) ;
  • l’intitulé du programme ;
  • l’objectif de la formation ;
  • les collaborateurs à former ;
  • leur poste de travail ;
  • la date de formation ;
  • la durée du projet ;
  • le budget ;
  • le mode de financement. 
 
Bien construit, ce support synthétique représente un outil de performance très intéressant pour l’entreprise. Notez qu’en anticipant votre réflexion sur l’impact des formations par la définition de critères précis et mesurables, vous pouvez justifier pleinement leur valeur ajoutée pour le salarié et donc pour l’employeur. Autrement dit, vous visez l’efficacité et l’optimisation budgétaire. 

Comment financer les projets de formation ?

Plusieurs solutions de financement sont envisageables.

Le CPF co-construit

Vous pouvez avoir recours au CPF (Compte Personnel de Formation) co-construit qui est un dispositif de financement de la formation établi entre les salariés et l’entreprise. Il permet depuis 2020, et dans le cadre de l’application de la loi Avenir 2018, de former le collaborateur en mobilisant son budget formation et de compléter si besoin par un abondement financier de la part de l’employeur. Ce dispositif gagnant-gagnant aide à développer des projets qui servent les deux parties. De plus, il aide à financer à moindre coût la montée en compétences de vos collègues.

La Pro-A

La Pro-A (Promotion par l’Alternance) est utilisée pour faciliter la reconversion d’un salarié en CDI dans un autre métier ou bien pour lui permettre d’obtenir une promotion dans sa profession. Ce dispositif peut être financé par les OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés) et les fonds propres.

L'AFEST

Adaptée aux besoins terrain des salariés, l’AFEST (Action de Formation En Situation de Travail) est une formation professionnalisante sous tutorat qui permet d’obtenir une certification dans un domaine donné. Compatible avec le CPF, ce dispositif peut également être pris en charge par Pôle Emploi, la Région ou l’OPCO (OPérateur de COmpétences).

Le CFA interne

Ce dispositif donne la possibilité de former les employés et les apprentis au sein même de l’entreprise par le biais de l’apprentissage. La création d’un CFA (Centre de Formation aux Apprentissages) interne a été rendue possible par la réforme “Avenir Pro”. D’un côté, l’entreprise dispense des enseignements en corrélation avec ses besoins de compétences (et peut donc internaliser une partie du recrutement). De l’autre côté, les collaborateurs obtiennent un diplôme ou un titre professionnel enregistré au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles). Pour le financement, il est possible de déduire certaines dépenses de la taxe d’apprentissage.

Plan de formation professionnelle : quelles obligations ?

La mise en place de ce fichier de synthèse n’est pas indispensable. Mais en sachant :

  • que l’entreprise a le devoir légal d’éduquer ses salariés pour leur permettre de
    prendre de nouvelles fonctions sereinement et maintenir leur employabilité ;
  • qu’elle doit également proposer des entretiens professionnels tous les deux ans pour faire un point sur la situation de chaque collaborateur (poste et missions actuels, évolutions possibles, etc.) ; 
 
 

Ce document représente donc une excellente manière de structurer ces démarches afin de gagner en efficacité. Voici quelques règles à respecter lors de l’élaboration de votre plan. 

Encadré par la législation, ce support managérial doit obtenir l’accord des représentants du personnel sur la stratégie de l’entreprise pour l’année en cours, les actions de formations envisagées et leurs objectifs ainsi que l’enveloppe budgétaire avant d’être exploitable. Notez également qu’une entreprise de plus de 50 salariés doit informer le CSE (Comité Social et économique) de son orientation stratégique. 

Une fois que le document est validé, les effectifs concernés par la formation obligatoire doivent accepter le projet de l’entreprise (sous peine de licenciement). De son côté, l’employeur s’engage à maintenir les revenus et intégrer l’apprentissage au temps de travail.

L’accord des salariés est par ailleurs requis lorsque l’établissement souhaite proposer une formation non obligatoire. Il l’est aussi lorsqu’on leur demande de réaliser un bilan de compétences pour réorienter leur carrière au sein de la structure. 

Une question sur une formation ou sur le financement ? Contactez-nous ! 

En résumé...

Plusieurs étapes clés doivent être respectées pour mettre en place un plan de formation réussi. Après avoir dressé un état des lieux de l’existant, vous devez vous attacher à définir les nouveaux objectifs et à prioriser les actions d’apprentissage en fonction de leur urgence. Les besoins en formation du personnel seront également pris en compte et intégrés dans la mesure du possible à votre document. Lorsque la question du financement est réglée et que le projet est validé, place à la phase opérationnelle et au suivi qui servira de base à l’élaboration du futur plan de formation.

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