Comment préparer un audit RH ?

Préparer un audit RH

Préparer un audit RH apparaît comme la pierre angulaire de la croissance d’une entreprise. Qu’il soit réalisé en interne ou en externe, il vous guide dans l’amélioration de vos pratiques auprès de vos collaborateurs. Les résultats vous permettront par la suite de mettre des actions en place pour perfectionner vos processus et fidéliser vos salariés.

Vous vous demandez sûrement comment se passe un audit RH. Découvrez les contours de ce procédé dans notre article.

Suivez le guide !

Qu'est-ce qu'un audit RH ?

Que représente un audit de la gestion des ressources humaines ?

L'audit des ressources humaines

Définition

L’audit RH représente un ensemble d’outils et de technique pour évaluer et analyser les ressources humaines d’une entreprise. L’objectif est d’identifier les pratiques et les procédures de la société pour les faire évoluer si besoin est.

À quel moment prévoir un audit ? Cela va dépendre de la vie de la structure tout au long de l’année. Évitez de programmer un audit lors des grosses phases de travail comme les clôtures. Cependant, le timing importe peu si une entreprise externe l’effectue. Veillez seulement à ce que le maximum d’employés se rende disponible (hors vacances scolaires) pour le bon déroulement de la mission.

Vous retrouvez deux types d’audit. Tout d’abord, l’audit préventif qui inclut les problématiques d’accompagnement au changement, de préparation des périodes de croissance ou la prévision d’un changement stratégique. Ensuite, l’audit curatif afin d’identifier ce qui fonctionne moins bien et ralentit votre activité pour détecter des axes d’amélioration. Cet audit intervient lors de conflits, de tensions internes, de situation de crise en interne ou en externe et à l’arrivée de nouveaux responsables.

La durée d'un audit

Combien de temps dure un audit ? La durée dépend de trois facteurs : la taille de l’entreprise, la complexité du sujet et la quantité d’auditeurs. L’audit s’inscrit également dans une démarche QVT (Qualité de vie au travail). Ces travaux chronophages nécessitent du temps et ne s’opèrent pas de manière automatique dans les sociétés. Anticipez donc l’étalement dans le temps et échelonnez les échéances de l’audit et du plan d’action.

Les thématiques à aborder

Une douzaine de thématiques peuvent être concernées lors d’un audit des ressources humaines. En effet, ce dernier ne les poursuit pas tous en même temps et se focalise seulement sur l’un d’entre eux pour garantir une certaine efficacité :

  • Le recrutement : les objectifs d’embauche, les études du processus de recrutement, la gestion des talents.
  • L’outillage : le matériel disponible, les logiciels utilisés (SIRH).
  • La sécurité : consigne de sécurité, la santé au travail, la prévention des troubles musculo-squelettiques (TMS) et les risques psychosociaux (RPS).
  • Les formats de travailpolitique de télétravail, gestion des contrats courts, CDI et variété des statuts représentés ( CDI, CDD, etc.)
  • La culture d’entreprise : les valeurs, la marque employeur.
  • La convivialité : cohésion d’équipe, besoin en team-building, l’ambiance générale.
  • L’engagement : fidélité des salariés, motivation et niveau d’engagement. Pourquoi le sont-ils ou ne le sont-ils pas ?
  • Administration : documentation légale, système de gestion mis en place.
  • Compétences : référencement, développement des compétences clés et suivi de l’équipe managériale.
  • Communication interne : écrite ou orale, formelle ou informelle, horizontale ou verticale.
  • Organisation interne : définition des postes, visualisation de l’organisation.
  • Relations sociales : représentation du personnel, élections et négociations obligatoires, sentiment d’intégration et de cohésion.

Pourquoi réaliser un audit RH ?

Un audit RH identifie les principaux risques menant à la faillite d’une grande entreprise ou d’une PME/TPE. Il s’impose donc comme un outil d’aide à la décision pour améliorer les habitudes de la structure vis-à-vis de ses collaborateurs.

Plusieurs raisons complémentaires ou non existent pour préparer un audit RH :

  • Anticiper l’avenir et comprendre la réaction à adopter en cas de problème ;
  • Identifier les bons comportements de l’entreprise en matière de RH ;
  • Cerner les éventuelles défaillances ;
  • Instaurer une stratégie RH en corrélation avec les valeurs de la société ;
  • Réduire les menaces de conflits et de contentieux ;
  • Veiller à la conformité de la loi dans l’entreprise sur la GRH ;
  • Accroître l’engagement des salariés et la cohésion d’équipe ;
  • Prévenir les risques professionnels et sociaux (grèves, turnover, accident du travail, absentéisme) ;
  • Optimiser les coûts de fonctionnement ;
  • Renforcer les compétences de la section RH.

A qui faire appel pour réaliser un audit RH ?

Dans le cadre de cette démarche, une entreprise peut faire appel à une équipe professionnelle externe ou des auditeurs internes. Ici, trois types de sociétés interviennent en fonction de votre budget et de la thématique que vous souhaitez auditer.

Entreprise interne ou externe ?

Tout d’abord, vous pouvez faire appel à un consultant en ressources humaines externalisé. Il offre une vraie personnalisation de l’audit et une réelle mise en avant du QVT. De plus, ce profil s’adapte parfaitement aux petites structures. Toutefois, le coût reste important avec un savoir-faire uniquement centré sur certains domaines.

La deuxième solution au montant le plus élevé : le cabinet en ressources humaines. Il mobilise un ou plusieurs experts pour intervenir au sein d’une entreprise. Malgré ses avantages, cette méthodologie plus stricte enlève de la flexibilité en cas de personnalisation de l’audit pour des recommandations ciblées.

Pour finir, la solution la plus économe : l’équipe interne. Elle connaît davantage le processus et l’environnement comparé aux autres profils. Cependant, il se joue ici un enjeu de disponibilité, de compétences et comment libérer du temps, car elle travaille sur de différentes missions en parallèle. Les dirigeants prennent aussi un risque en termes d’objectivité. En effet, la personne dédiée aura une vision d’entreprise de l’intérieur vers l’intérieur et non un regard neuf.

Leurs missions lors de l'audit

Dans le cadre de l’audit RH, les différents professionnels internes ou externes mènent plusieurs missions :

  • Observer le fonctionnement de chaque service des ressources humaines ;
  • Confronter les procédures aux pratiques réelles au sein de la structure ;
  • Évaluer les risques RH pour proposer des solutions correctives efficaces ;
  • Préciser l’ensemble des processus RH d’un établissement en se basant sur une analyse documentaire.

Les quatre piliers pour préparer un audit RH

Quatre piliers indissociables ressortent lors de la réalisation d’un audit. Tout d’abord, une réunion d’ouverture pour présenter les ambitions et les enjeux du diagnostic qui va être exécuté. L’ensemble des collaborateurs, les personnes concernées ou la direction assistent à cette réunion.

Au cours de l’audit, les professionnels rédigent un premier rapport provisoire avec leur conclusion. Ce dernier entre ensuite en phase contradictoire pour se faire challenger par les différentes parties prenantes afin de l’adapter. En effet, l’auditeur pilote l’audit, mais ce sont les échanges qui aboutissent au travail final. À la suite de cette étape, l’équipe en charge remet un rapport définitif au service des ressources humaines. Cependant, organisez tout de même une réunion de clôture par souci de transparence et de cohérence envers les personnes impliquées.

Les 3 phases de l'audit RH

L’audit RH se décompose en trois phases : la préparation, l’évaluation et la restitution.

1. La préparation de l'audit

Cette phase vous aide pour préparer l’audit RH sur le plan logistique et humain. L’objectif est de comprendre le contexte de l’étude et de programmer la suite de l’audit. Pour une meilleure efficacité, l’équipe auditrice respecte plusieurs étapes indispensables. Tout d’abord, rédigez une lettre de mission pour fixer un cadre clair pour la réalisation des phases suivantes par les auditeurs. Elle leur donne un droit d’accès aux informations nécessaires au bon déroulement de leur fonction. Identifiez également les contours de mise en place de l’audit. Grâce à tous ces éléments de contextes, définissez les thématiques précises à aborder. Il en découle par la suite les objectifs à atteindre et les critères quantitatifs et qualitatifs de l’étude.

Si votre structure réalise son audit pour la première fois, cette phase de préparation vous prendra plus de temps.

2. La phase d'évaluation ou phase terrain

Une fois, les bases posées en phase de préparation, les auditeurs se rendent sur le terrain (dans les locaux de l’entreprise). En ce qui concerne le timing, cette phase d’évaluation est la plus longue. L’objectif à ce stade est de collecter toutes les informations nécessaires pour effectuer une analyse claire et exhaustive. Les professionnels creusent les thèmes identifiés en amont et confrontent la théorie à la réalité du terrain. 

Dans ce cadre, les auditeurs récupèrent la documentation existante en version papier et numérique. Ils mènent également des entretiens individuels avec le plus de salariés possible ou des entrevues collectives. D’ailleurs, ils garantissent la confidentialité des échanges pour obtenir des informations de qualité. De plus, ils réalisent une analyse quantitative et qualitative des éléments observés. Les données collectées sont ensuite analysées, triées et interprétées.

3. La phase de restitution et de préconisations

À la fin de cette phase d’évaluation arrivent les conclusions de cet audit RH sous forme de rapport. Il détaille la démarche, la méthodologie et pourquoi vous avez ces résultats. Le travail des auditeurs s’agrémente de recommandations adaptées par rapport aux observations et aux attentes initiales. Ce document vous est remis ainsi qu’aux responsables des ressources humaines sous format papier ou numérique.

Pour encore plus d’efficacité, organisez une réunion de clôture comme vue précédemment lors des quatre piliers.

Créer un plan d'action pour le dévelpppement des ressources humaines

À la fin des conclusions de cet audit, élaborez un plan d’action pour améliorer les différents axes pointés du doigt. Les dispositions à prendre peuvent impliquer des modifications de politique RH, de procédure et/ou de pratique de formation. Les entreprises les programment en fonction de leurs ressources, de leurs moyens et de leur calendrier.

Une fois toutes ses actions correctives mises en place, évaluez le progrès pour surveiller la conformité et le succès des nouveaux processus.

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En résumé : l'audit RH

Préparer un audit RH est un exercice qui s’anticipe au sein d’une structure et qui demande une certaine organisation. Un audit réussi aide l’entreprise à évoluer et garantir son avenir de manière plus pérenne.

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