La gestion de projet rythme la vie de l’entreprise tout au long de son développement. Que ce soit pour un client ou pour améliorer les processus internes, elle doit respecter certaines phases clés. D’ailleurs, un projet repose sur quatre phases de conduite : le cadrage, la conception, la réalisation et la clôture avec le suivi du projet. Durant ce cycle, vous mobilisez des ressources financières, humaines, matérielles dans un temps défini selon un budget alloué.
Connaissez-vous les règles à suivre ? Comment éviter les pièges ? Découvrez les 10 étapes de la gestion de projet pour garantir son succès.
Suivez le guide !
1. Définir les besoins du projet
Avant de rentrer tête baissée dans le projet, prenez le temps de définir vos besoins. Cette phase d’avant-projet est cruciale pour le bon déroulement de la suite et le succès de la mission. Tout d’abord, réalisez un audit de vos besoins et des raisons de ce projet. Est-ce un besoin interne ou une demande externe à l’entreprise ? Durant cette analyse, vous passerez en revue les performances de votre entreprise, les outils déjà utilisés, les ressources disponibles, les processus mis en place, etc.
Avec cette première partie, vous esquissez d’ores et déjà les contours de la gestion de projet et notamment la méthodologie à adopter.
2. Identifier les parties prenantes
Cette deuxième étape de la gestion de projet se focalise sur l’identification des ressources humaines.
a. En interne
Composez une équipe de projet avec un chef de projet à sa tête. Cette équipe homogène regroupe des individus aux compétences complémentaires pour couvrir tous les sujets. Vous disposez ainsi de tous les moyens pour répondre à n’importe quelle sollicitation dans les meilleurs délais.
De plus, chaque membre possède un rôle précis. Cela permet :
- Placer chaque collaborateur aux bons endroits ;
- Coordonner l’avancée du projet ;
- Gérer la communication ;
- La production de livrables ;
- Savoir qui fait quoi et où.
b. En externe
Identifiez l’interlocuteur principal dans l’entreprise si la demande vient d’un client. Il sera la personne à contacter en cas de problème et pour échanger sur l’avancement du projet. Le risque d’une communication défaillante est grand. En effet, vous pouvez délivrer des informations au mauvais destinataire et ralentir votre tâche. Pour aller plus loin, utilisez le même procédé avec vos prestataires externes.
3. Fixer les objectifs
Comme pour tout projet dans une entreprise, définissez des objectifs avant de le lancer.
a. Les objectifs
Identifiez dans un premier temps les objectifs prioritaires et secondaires. Hiérarchisez-les selon le degré d’urgence et d’importance pour la mission. Des objectifs pertinents vous facilitent le suivi tout au long du processus. Pour vous aider, utilisez la matrice SMART :
- Spécifique : précise et déterminé ;
- Mesurable : avec des indicateurs de résultats ;
- Atteignable : les étapes à franchir ;
- Réaliste : des objectifs réalistes et atteignables ;
- Temporel : avec une date limite.
- Le besoin identifié dans la phase 1 ;
- Les objectifs ;
- Le budget alloué ;
- Les livrables escomptés avec les deadlines ;
- Le planning et la date de fin.
b. La mesure des objectifs
Qui dit objectifs, dit aussi la mesure de ces derniers. En effet, définissez des indicateurs de réussite en adéquation :
- Satisfaction client ;
- Budget consommé ;
- Chiffre d’affaires ;
- Taux d’utilisation des ressources.
4. Identifier les risques du projet
Chaque projet comprend des menaces, car il vous est impossible de prévoir l’avenir avec certitude. Cependant, vous possédez des chances de succès plus élevées si vous les abordez de front dès le démarrage au lieu de faire l’autruche. Les experts identifient deux types de menaces :
- Les risques négatifs, appelés aussi menace pouvaient nuire aux objectifs du projet
- Les risques positifs ou opportunités qui peuvent profiter aux objectifs du projet.
5. Evaluer les coûts
À moins de posséder un budget illimité, des coûts sont à prévoir et à respecter lors de la gestion de projet. Définissez donc un budget prévisionnel pour sa réalisation avec :
- Les prestataires externes ;
- Les coûts horaires des ressources humaines ;
- Déplacements et note de frais ;
- Matériel et logiciel nécessaires.
6. La méthodologie de gestion du projet
La gestion de projet repose sur différentes méthodologies. Tout d’abord, la méthode agile, elle place le besoin du client au centre des priorités de manière collaborative. Elle offre une plus grande flexibilité et une meilleure visibilité du projet. L’équipe est donc plus réactive et plus impliquée. La méthode Scrum est la plus utilisée aujourd’hui.
Vous retrouvez également les méthodes plus traditionnelles avec ou chaque étape doit être terminée pour passer à la suivante comme « une cascade. »
La méthode Prince 2, quant à elle, s’axe sur l’organisation et le contrôle dans l’intégralité du projet.
La philosophie du lean management repose sur la recherche de performance grâce à l’amélioration continue. Vous évitez le gaspillage de ressources, de délais, de coûts pour satisfaire le client.
7. Choisir un outil de gestion de projet
Une fois la méthodologie sélectionnée, penchez-vous sur l’outil de gestion de projet collaboratif. Excel reste un très bon moyen de communiquer à plusieurs, néanmoins il atteint plusieurs limites. Un outil complet vous simplifie le management de vos projets. En effet, tous les outils de gestion se centralisent dans un même endroit accessible par toutes les parties prenantes. L’information circule en temps réel auprès de chaque individu. De plus, les données sont mises à jour régulièrement.
8. La planification du projet
Dans cette étape de la gestion de projet, vous restez dans la phase de planification, mais de manière plus concrète.
a. La liste des tâches
Listez toutes les tâches nécessaires pour le projet. N’en laissez aucune de côté, même si elle vous semble logique ou pleine de bon sens. Ici pas de place à l’interprétation, au risque d’oublier une tâche et de générer des malentendus. Posez-vous la question suivante : pour exécuter ces tâches, de quoi ai-je besoin ? Ensuite, divisez chaque tâche en sous-tâches encore plus précises. Vous obtenez ainsi de la visibilité sur tout le travail réel à exécuter, car vous anticipez chaque mouvement.
De plus, une tâche paraît toujours moins difficile lorsqu’elle est découpée en petite partie. La montagne semble moins longue à gravir, car vous obtenez uniquement des petites collines.
Par ailleurs, chaque tâche ne se vaut pas en termes d’importance, établissez donc lesquelles sont prioritaires pour bien les ordonner.
b. Le diagramme de Gantt
L’incontournable diagramme de Gantt vous facilite la visualisation dans le temps de votre projet. De plus, il attribue chaque responsable à une tâche en fonction des ressources disponibles. Grâce à cet outil vous :
- Maîtrisez la dépendance entre les tâches ;
- Pilotez le projet d’un point de vue global ;
- Établissez des jalons ;
- Définissez des dates d’échéances et des durées ;
- Validez des tâches avant de passer aux suivantes ;
- Construisez un réseau PERT (programme Evolution and Review Technic).
Le petit coup de pouce
Suivez nos conseils pour apprendre à créer un diagramme de Gantt.
9. Réaliser le projet
Vous entrez (enfin) dans le vif du sujet après toutes ces étapes de planifications. Les équipes sont maintenant sur les starting blocks et connaissent leurs rôles tout au long du processus. Cette partie opérationnelle se déroulera avec fluidité si toute la préparation en amont est exécutée avec sérieux. Le chef de projet, quant à lui, coordonne les différents corps de métiers et la production des livrables intermédiaires. De plus, il analyse régulièrement les KPI (Indicateurs clés de performance) et le suivi des tableaux de bord.
Cette phase se solde par la transmission du livrable final aux personnes concernées.
10. La clôture du projet
À la fin du projet, rédigez un bilan de synthèse avec les KPI observés. Pour cela, organisez une réunion en interne ou avec votre client pour exposer les points.
Pour l’entreprise, c’est également l’heure de faire le bilan des différentes étapes de la gestion de projet. Est-ce que vous avez atteint l’objectif fixé ? Quelles ont été les difficultés rencontrées tout au long de la mission ? Comment les avez-vous pilotées ? Respectez-vous le budget ? Si non, pourquoi ? Le client est-il satisfait ?
Les réponses à toutes ces questions vous aideront pour le futur. Un projet s’étale souvent sur plusieurs mois, c’est long et éreintant, alors c’est le moment de féliciter les équipes pour leur implication.
Le petit coup de pouce
Pour vous aider dans cet étape, découvrez comment faire un bon feedback.
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En résumé...
Les étapes de la gestion de projet n’ont maintenant plus aucun secret pour vous. Prenez bien le temps de tout mettre en place dans les règles de l’art pour éviter certains écueils. Un projet se construit également à plusieurs grâce à une bonne coordination de l’équipe.
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