39 % des professionnels interrogés pensent que la digitalisation de la fonction RH est le deuxième projet des DRG en 2020 (Source Myrhline infographie « les projets prioritaires pour les DRH en 2020). Intégrer le digital dans sa stratégie RH apparaît maintenant comme incontournable pour rester compétitif et avant-gardiste. Aujourd’hui, la dématérialisation de la gestion administrative, de la paie, des congés et de la formation facilite le quotidien des services RH et des collaborateurs. Quels sont les enjeux de la digitalisation RH au sein des structures ? Comment bien l’introduire dans votre société ? Découvrez ces différents éléments dans notre article.
Suivez le guide !
Qu'est-ce que la digitalisation ?
La digitalisation RH équivaut à l’ensemble des procédés permettant la dématérialisation et la numérisation des différentes activités des ressources humaines dans une entreprise. La digitalisation prend de plus en plus le pas au sein des divers services et celui des RH n’y échappe pas. L’objectif est donc d’aider les entreprises à s’adapter aux changements technologiques et sociétaux dus au développement numérique.
Intégrer le digital dans sa stratégie RH englobe :
- La dématérialisation : produire un document directement en format numérique à partir du système d’information.
- La numérisation : concevoir un document original au format papier et créer une copie numérique accessible en ligne.
Quels processus digitaliser ?
La fonction RH comprend de nombreuses activités principalement administratives pour le personnel. Quelles missions dématérialiser dans le processus RH ?
Dans un premier temps, les services ont digitalisé la gestion de la paie ainsi que la gestion administrative du dossier collaborateur. Cependant, peu à peu, toutes les fonctionnalités RH basculent vers une gestion dématérialisée :
- Gestion de la paie : édition, bulletins de paie, calcul de la paie ;
- Recrutement : analyse des CV, gestion des contrats de travail, diffusion des offres d’emploi ;
- Gestion administrative du personnel : dossier collaborateur, gestion des dates de visites médicales, note de frais ;
- GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) et gestion des talents : référentiel des emplois et compétences, entretien individuel, suivi des entretiens, gestion des demandes de mobilités horizontales et verticales ;
- Formation : plans de formation, déclaration administrative, suivie des dépenses de formation ;
- Gestion des congés, absences et horaires de travail : portail Rh, collaborateur et manager ;
- Pilotage RH : création de KPI, création de rapports d’étude, gestion des tableaux de bord.
Les enjeux d'intégrer le digital dans sa stratégie RH
Cette digitalisation cache donc de nombreux enjeux pour les entreprises dans les années à venir bien au-delà d’une simple dématérialisation.
Améliorer sa marque employeur avec la démarche RSE
Intégrer le digital dans sa stratégie RH réduit considérablement le nombre de papiers dans les bureaux et les différents échanges administratifs. La dématérialisation de la fiche de paie, des demandes de congés, des plannings sont des actions à promouvoir dans le cadre de votre démarche RSE. Elles améliorent ainsi votre marque employeur et votre l’e-réputation. Par exemple, vous pouvez mettre en avant votre politique zéro papier et votre engagement dans une politique environnementale. Cette démarche vous aide également à vous positionner dans le recrutement de talents. En effet, 82 % des candidats se renseignent en ligne sur les entreprises avant de postuler.
Le petit coup de pouce
Qu'est-ce qu'une campagne de marque employeur ?
Gains de productivité des équipes
La Gestion Electronique des Documents (GED) vous aide au quotidien à optimiser les flux d’informations internes. Fini l’époque où le responsable des ressources humaines cherchait pendant une heure le papier souhaité dans différents classeurs. Les données sont donc disponibles à tout moment, de partout et sur tous les supports. De plus, le risque de perte de document se rapproche graduellement de 0. Les collaborateurs gagnent également en autonomie pour trouver rapidement le document dont ils ont besoin à l’instant T.
L’équipe RH chapeaute au quotidien un grand nombre de processus tous différents que ce soit la gestion administrative, du recrutement, des plannings ou des congés. Intégrer le digital dans la stratégie RH leur offre une meilleure organisation et une optimisation de leur journée. De plus, l’automatisation des tâches chronophages leur permet de se concentrer sur leur coeur de métier grâce à cette économie de temps.
Améliorer la qualité de vie au travail
Intégrer le digital dans sa stratégie RH développe la qualité de vie au travail de vos collaborateurs. Tout d’abord, cela encourage le travail collaboratif et l’échange entre les différents membres d’une équipe. Ils gagnent du temps dans la formulation de leur demande, comme ils accèdent par eux même à leurs documents. D’ailleurs, 82% des décideurs RH estiment que le digital permet d’améliorer l’engagement des collaborateurs (Source : Infographie « Le digital favorise la collaboration », étude Markess – Sopra HR Software, 2017).
Dans un même temps, chaque individu développera ses compétences et ses aptitudes plus rapidement avec la formation en ligne. De plus, la dématérialisation des RH s’intègre à la bonne mise en place du télétravail.
Attirer des talents
Aujourd’hui, la guerre des talents fait rage dans de nombreuses branches du marché de l’emploi. Recruter des talents et surtout les fidéliser devient donc un véritable enjeu pour rester compétitif dans les années à venir. La digitalisation du processus d’embauche fait gagner du temps aux équipes RH et de sélectionner les profils adéquats pour le poste. De plus, l’entreprise montre qu’elle innove dans un environnement en pleine mutation digitale. Une bonne stratégie de présence en ligne attire des candidats et vous offre une multitude d’opportunités.
En outre, la dématérialisation aide à créer un onboarding pertinent pour l’arrivée d’un nouveau salarié. D’un côté, ce dernier récupère les informations dont il a besoin directement dans son espace. D’un autre, le service RH transmet de manière plus rapide le contrat de travail, le carnet d’accueil et tous les renseignements inhérents à l’entreprise.
Le petit coup de pouce
S'adapter aux nouvelles méthodes de travail
Intégrer le digital dans la stratégie RH s’inclut parfaitement dans la mise en place du télétravail. Les salariés qui travaillent à 100% ou à 50% en distanciel et présentiel accèdent plus aisément aux différentes informations dont ils ont besoin. Tout d’abord, ils obtiennent leur fiche de paie dans un coffre-fort numérique, déposent leur demande de congés et récupèrent leur contrat de travail en un clic.
La communication se fluidifie grâce aux plateformes de communication collaborative comme Slack ou Discord. De plus, les réunions se réalisent à distance avec Zoom, Teams ou Google Meet. La digitalisation des RH favorise donc la transition vers ces nouveaux modes de travail. En effet, les managers gèrent plus facilement leurs équipes à distance.
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Les avantages de la digitalisation des processus RH
La digitalisation devient aujourd’hui un facteur clé de compétitivité pour les entreprises. Elles possèdent plusieurs avantages :
- Amélioration, démarche RSE, diminution de l’utilisation de papier, d’impression ou d’expédition de documents comme la fiche de paie ;
- Automatisation des tâches administratives les plus chronophages, sans réelle valeur ajoutée ;
- Optimisation de l’accès à l’information et de la communication entre les services ;
- Accroissement de la satisfaction des salariés : l’engagement augmente et favorise la fidélité sur le long terme ;
- Amélioration des processus internes : réduction des erreurs humaines, de la perte de document ;
- Perfectionner l’expérience collaborateur : les rh prévoient et anticipent plus facilement les différentes étapes de la carrière d’un individu au sein de l’entreprise.
- Mettre en place un plan de formation basé sur la formation en ligne et les MOOC.
Les risques de la digitalisation RH
Intégrer le digital dans sa stratégie RH comporte de nombreux avantages, mais également des risques à ne pas négliger. En effet, cette transition implique des changements importants dans l’organisation de l’entreprise et parfois même dans sa culture. Ces bouleversements peuvent provoquer une certaine résistance de la part de vos salariés.
Ces freins se matérialisent par :
- La peur de l’inconnu ;
- Le coût économique de l’acquisition de nouveaux outils et la formation nécessaire à la mise en pratique des collaborateurs ;
- La sécurisation des données personnelles ;
- Le risque de déshumanisation lorsque la machine automatise et gère tout ;
Les outils numériques de la digitalisation RH
La digitalisation RH passe par la mise en place d’outils performants au quotidien pour favoriser la communication, la gestion du temps et les espaces virtuels. Le SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) apparaît comme la solution incontournable pour vos projets de digitalisation.
Ce logiciel optimise vos processus en réunissant dans un seul et même endroit l’ensemble des données nécessaires pour le management du personnel. Vous y retrouvez la gestion des carrières, des compétences, de la paie, des congés et la gestion administrative. Il existe de nombreux SIRH sur le marché pour des investissements variables selon vos besoins. N’hésitez pas à faire un comparatif des différents logiciels et services.
La protection des données
La protection des données personnelles fait partie des enjeux de la digitalisation dans tous les domaines de notre vie professionnelle et personnelle.
Pour éviter un piratage des données, intégrer le digital dans sa stratégie RH comporte des exigences légales. Par exemple, la CNIL recommande l’utilisation d’un coffre-fort numérique pour pallier la sécurité des données. La DRH possède un contrôle total sur l’accès de sa base de données.
Le Règlement Général pour la Protection des Données ou RGPD (depuis mai 2018) impose aux entreprises de garantir la sécurité des données personnelles. Dans le cas contraire, les dirigeants peuvent se voir infliger de grosses amendes.
L'accompagnement de la transformation digitale
Les services RH jouent également un rôle de guide auprès des équipes en interne dans cette transformation globale due au numérique. Intégrer le digital dans sa stratégie RH comprend l’expérience collaborateur pour assurer la plus grande réussite de ce changement.
D’ailleurs, 57 % des DRH assurent que les points de progrès se situent au niveau de la transmission aux collaborateurs d’une culture digitale.
Selon une étude « fonction digitale Rh engagée à accompagner la transformation numérique de son entreprise ». Cela passe par la formation des équipes aux nouveaux outils et modes de communication.
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En résumé...
Intégrer le digital dans sa stratégie RH apparaît inévitable aujourd’hui pour les entreprises afin de rester compétitif. Elle instaure également un meilleur cadre de travail pour les salariés et les responsables RH. Comme toute conduite au changement, elle doit être menée avec soin pour faire adhérer toute la société.
